Co to jest zapytanie ofertowe?
Zapytanie, zwane również po prostu wezwaniem do złożenia oferty, jest formalnym wezwaniem dostawcy do złożenia oferty potencjalnemu klientowi w nadziei na zabezpieczenie działalności tej osoby, firmy lub organizacji non-profit. Czasami określane jako zapytanie ofertowe lub zapytanie ofertowe, zapytanie ofertowe zawiera warunki, które regulowałyby stosunki robocze, a także określa ceny, które emitent może uznać za pożądane. Chociaż oferty mogą być nieco nieformalne, często są dobrze udokumentowane i ustrukturyzowane w sposób, który pozwala podmiotowi składającemu ofertę porównać stosunkowo łatwo wszystkie wnioski.
Proces tworzenia zapytania ofertowego jest stosunkowo prosty. Podmiot wystawiający określa, jakie produkty są konieczne, zawiera wszelkie szczegółowe informacje na temat wymaganych specjalnych aplikacji lub funkcji, a następnie zaprasza wybranych dostawców do złożenia formalnej oferty dla firmy. Zwykle istnieją ograniczenia dotyczące sposobu złożenia oferty oraz termin, w którym wystawca musi otrzymać ofertę, aby ją rozpatrzyć. Nieprzestrzeganie wytycznych ustanowionych przez emitenta zwykle prowadzi do automatycznego wykluczenia z rozpatrzenia po zakończeniu oceny otrzymanych ofert.
Istotą każdego zapytania ofertowego jest wycena każdego towaru lub usługi, które mają być świadczone zgodnie z warunkami umowy. Oferty cenowe powinny być jasne, zwięzłe i całkowicie adekwatne do określonych i dorozumianych potrzeb wystawcy oferty. Chociaż w odpowiedzi dostawcy zwykle jest miejsce na uwzględnienie innych danych, ceny powinny zawsze być przedstawiane na jednej matrycy, najlepiej na jednej stronie, jeśli to możliwe. Nie jest niczym niezwykłym, że matryca jest skonstruowana jako załącznik do głównej części odpowiedzi.
Decydując o tym, jak skonfigurować matrycę cenową i gdzie umieścić dane w treści odpowiedzi na zapytanie ofertowe, należy zwrócić szczególną uwagę na arkusz ofertowy lub inne dokumenty utworzone przez emitenta. Matryca wyceny powinna być skonstruowana w taki sposób, aby umożliwić emitentowi śledzenie tego samego ogólnego przepływu żądania podczas oceny odpowiedzi. Jeśli istnieją szczegółowe instrukcje na temat tego, gdzie w odpowiedzi na umieszczenie matrycy, upewnij się, że jest to zrobione. Takie postępowanie pomaga wykazać oko dostawcy na szczegóły, a także ułatwia emitentowi szybkie znalezienie danych, które chce przejrzeć podczas procesu wyboru ostatecznego dostawcy.
W sytuacjach, w których zapytanie ofertowe jest bardzo podstawowe i nie zawiera zbyt wielu szczegółów dotyczących struktury i umieszczenia informacji w odpowiedzi, respondent może chcieć skorzystać z propozycji szablonu, zwanego również szablonem propozycji. Wiele firm utrzymuje płyty główne, które można szybko dostosować za pomocą cen i innych podstawowych informacji dotyczących konkretnego zapytania ofertowego. Istnieje również szereg ogólnych szablonów propozycji dostępnych do pobrania, niektóre z nich bezpłatnie. Te ogólne zasoby należy jednak wykorzystywać tylko wtedy, gdy dostawca składający zapytanie ofertowe nie zdecyduje się na podanie szczegółowych informacji na temat struktury odpowiedzi.