Qu'est-ce qu'une demande d'offre?

Également appelée simple demande de soumission, une demande de soumission est une sollicitation formelle d'un fournisseur pour la soumission d'une offre à un client potentiel dans l'espoir de sécuriser les affaires de cette personne, entreprise ou organisation à but non lucratif. Parfois appelée demande de proposition ou DP, la demande de soumission inclut les termes et conditions qui régiraient la relation de travail, ainsi que des prix que l'émetteur jugera probablement souhaitables. Bien que les offres puissent être quelque peu informelles, elles sont souvent bien documentées et structurées de manière à ce que l'entité qui demande des offres compare toutes les offres avec une relative facilité.

Le processus de création d'une demande d'offre est relativement simple. L'entité émettrice identifie les produits nécessaires, inclut des informations détaillées sur les applications spéciales ou les fonctionnalités requises, puis invite les fournisseurs sélectionnés à soumettre une offre formelle concernant l'entreprise. Habituellement, il existe des restrictions sur la manière dont l'offre peut être soumise et une date d'échéance à laquelle l'émetteur doit recevoir l'offre pour que celle-ci soit prise en compte. Le non-respect des directives mises en place par l'émetteur entraîne généralement l'exclusion automatique de la prise en compte une fois l'évaluation des offres reçues en cours.

Le prix de chaque bien ou service à fournir aux termes du contrat est au cœur de toute demande d’offre. Les prix doivent être clairs, concis et parfaitement adaptés aux besoins déclarés et implicites de l'émetteur de l'offre. Bien que le fournisseur puisse généralement inclure d’autres données dans la réponse, le prix doit toujours être présenté sur une seule matrice, de préférence sur une seule page si possible. Il n’est pas rare que la matrice soit structurée de manière à être rattachée au corps principal de la réponse.

Lorsque vous décidez comment configurer la matrice de tarification et où inclure les données dans le corps de la réponse à la demande d’offre, il est important de porter une attention particulière à la fiche de proposition d’offre ou aux autres documents créés par l’émetteur. La matrice de tarification doit être structurée de manière à permettre à l'émetteur de suivre le même flux général de la demande lors de l'évaluation des réponses. S'il y a des instructions spécifiques sur l'emplacement de la matrice dans la réponse, assurez-vous que c'est fait. Cela permet de démontrer le souci du fournisseur pour les détails et d'aider l'émetteur à trouver rapidement les données qu'il souhaite examiner lors du processus de sélection du fournisseur final.

Dans les cas où la demande de soumission est très élémentaire et ne fournit pas beaucoup de détails sur la structure et le placement des informations dans la réponse, le répondant peut utiliser une proposition standard, également appelée modèle de proposition. De nombreuses entreprises gèrent des standards chauds pouvant être rapidement personnalisés avec des informations de tarification et autres informations de base pertinentes pour une demande de soumission spécifique. Il existe également un certain nombre de modèles de propositions génériques pouvant être téléchargés, dont certains gratuitement. Cependant, ces ressources génériques ne devraient être utilisées que lorsque le fournisseur qui a émis la demande de soumission ne choisit pas d'inclure des détails spécifiques sur la façon dont la réponse devrait être structurée.