Co je žádost o nabídku?

Jednoduše známá jako žádost o nabídku, žádost o nabídku je formální výzva pro dodavatele, aby předložil nabídku potenciálnímu zákazníkovi v naději, že zajistí obchod této fyzické osoby, společnosti nebo neziskové organizace. Někdy se tento požadavek označuje jako žádost o nabídku nebo žádost o nabídku, zahrnuje požadavky a podmínky, kterými by se pracovní vztah řídil, jakož i stanovení cen, které emitent pravděpodobně najde za žádoucí. Ačkoli nabídky mohou být poněkud neformální, jsou často dobře zdokumentovány a strukturovány způsobem, který umožňuje účetní jednotce žádající o nabídku srovnávat všechny podání relativně snadno.

Proces vytvoření žádosti o nabídku je poměrně jednoduchý. Vydávající subjekt identifikuje, jaké výrobky jsou nezbytné, zahrnuje veškeré podrobnosti o zvláštních aplikacích nebo funkcích, které jsou požadovány, a poté vyzve vybrané dodavatele, aby předložili formální nabídku na podnikání. Obvykle existují omezení ohledně toho, jak lze nabídku podat, a datum splatnosti, do kterého musí emitent nabídku obdržet, aby mohla být zvážena. Nedodržení pokynů vydaných emitentem obvykle vede k automatickému vyloučení z posouzení, jakmile probíhá vyhodnocení přijatých nabídek.

Jádrem každé žádosti o nabídku je stanovení ceny za každé zboží nebo službu, která má být poskytována podle podmínek smlouvy. Cenové kotace by měly být jasné, stručné a zcela relevantní pro uvedené a předpokládané potřeby emitenta nabídky. Ačkoli dodavatel obvykle reaguje na to, aby zahrnoval další údaje, ceny by měly být vždy uvedeny na jedné matici, pokud možno na jedné stránce. Není neobvyklé, aby matice byla strukturována jako připoutání k hlavní části odpovědi.

Při rozhodování o tom, jak nastavit cenovou matici a kde zahrnout údaje do těla odpovědi na žádost o nabídku, je důležité věnovat velkou pozornost listu návrhu nabídky nebo jiným dokumentům vytvořeným emitentem. Cenová matice by měla být strukturována tak, aby emitentovi umožnilo při hodnocení odpovědí dodržovat stejný obecný tok žádosti. Pokud existují konkrétní pokyny o tom, kde v odpovědi umístit matici, ujistěte se, že je hotovo. Pomůže to prokázat detailním pohledem dodavatele a usnadní emitentovi rychle najít údaje, které chce během procesu výběru konečného dodavatele zkontrolovat.

V situacích, kdy je žádost o nabídku velmi základní a neposkytuje mnoho podrobností, pokud jde o strukturu a umístění informací v odpovědi, může respondent chtít využít návrh kotlové desky, také známý jako šablona návrhu. Mnoho firem udržuje šablony, které lze rychle přizpůsobit pomocí stanovení cen a dalších základních informací týkajících se konkrétní žádosti o nabídku. Ke stažení je k dispozici také řada obecných šablon návrhů, některé zdarma. Tyto obecné zdroje by však měly být použity pouze tehdy, pokud se dodavatel, který vydává žádost o nabídku, nerozhodne uvést konkrétní podrobnosti o tom, jak by měla být struktura reakce strukturována.