Jaké jsou nejlepší tipy pro organizaci pracoviště?
Existuje nespočet způsobů, jak vytvořit a udržovat organizované pracoviště. Dodržování nejlepších tipů pro organizaci na pracovišti může ušetřit čas, uvolnit zaměstnance a zvýšit úroveň produktivity. Provedením několika změn ve způsobu, jakým manipulujete s papíry, zdobíte kancelář, používáte stůl a pracujete na počítači, si můžete užít efektivnější pracoviště. Mezi některé tipy patří používání denních seznamů úkolů, řádné vedení souborů, omezování nepořádku na pracovišti a vedení harmonogramu v kalendáři.
Organizace pracoviště závisí na tom, zda mají položky tam, kde je potřebujete, kdykoli je potřebujete. Odhaduje se, že zaměstnanci ztratí asi hodinu denně při pokusu najít položky, které jsou nezbytné pro dokončení úkolů. Držení se systému organizace pracoviště může snížit množství času ztraceného každý den pouhým pokusem najít položky. Jako obvykle ukončete každý den seznamy úkolů, které je třeba provést následující den, a začněte následující den načtením všech potřebných materiálů. Označte úkoly ze seznamu, jakmile je dokončíte; díky tomu se budete během dne soustředit na svou produktivitu.
Každý, kdo se zajímá o organizaci pracoviště, by měl spisy vést řádně. Oddělte různé soubory a uložte je do příslušných složek. Vyvarujte se náhodného ukládání papírování nebo ponechání souborů mimo jejich složky déle, než je nutné. Ať je to osobní cíl, podat kousek papíru, jakmile se dotkne vašich rukou.
Vytvořte více místa na pracovišti. Nepořádek, včetně nábytku nebo dekorů, může mít negativní vliv na schopnost zaměstnance soustředit se. Zvažte odstranění zbytečných kusů nábytku a vytvořte tak více prostoru a prostoru pro myšlení. Pokud si myslíte, že se vaše kancelář zdá být příliš holá, přemýšlejte o výměně nábytku za více organizačních nástrojů, jako jsou zásuvky. Podobně se pokuste zvětšit prostor svého stolu odstraněním položek, které se nepoužívají pravidelně, a vyčistěním stolu na konci každého dne.
Uvědomte si, že organizace pracoviště zahrnuje více než jen fyzické předměty. Je třeba také organizovat digitální data, stejně jako fyzické objekty. Vytvořte digitální systém, který bude mít smysl pro vás a vaše podnikání a implementovat jej. Každý systém, který usnadňuje vyhledávání důležitých informací, může být pro vaše pracoviště prospěšný.
Dnešní digitální společnost může zaměstnancům usnadnit používání kalendářů umístěných v počítačích nebo digitálních zařízeních, ale pokud se tyto digitální dokumenty ztratí, může být obtížné je získat. Papírové kalendáře poskytují fyzickou dokumentaci úkolů, projektů, schůzek a úkolů. Kalendáře by měly být dostatečně velké, aby vyhovovaly potřebám jeho správce; pokud například manažer vede kalendář, měl by zvážit nákup kalendáře, který mu pomůže sledovat zaměstnance. Digitální kalendáře lze zachovat také, ale měly by doplňovat fyzické kalendáře a neměly by se používat namísto nich.