Quais são as melhores dicas para organização do local de trabalho?
Existem inúmeras maneiras de criar e manter um local de trabalho organizado. Seguir as melhores dicas para a organização do local de trabalho pode economizar tempo, relaxar os funcionários e aumentar os níveis de produtividade. Ao fazer algumas alterações na maneira como lida com papéis, decora um escritório, usa uma mesa e trabalha no computador, você pode desfrutar de um local de trabalho mais eficiente. Algumas dicas incluem o uso de listas de tarefas diárias, mantendo os arquivos em ordem, reduzindo a desorganização no local de trabalho e mantendo uma programação em um calendário.
A organização do local de trabalho depende de ter itens onde você precisar deles, quando precisar deles. Estima-se que os funcionários percam cerca de uma hora por dia tentando encontrar itens necessários para concluir as tarefas. A adesão a um sistema de organização do local de trabalho pode diminuir a quantidade de tempo perdida todos os dias, simplesmente tentando localizar itens. Como hábito, termine todos os dias fazendo listas de tarefas que precisam ser executadas no dia seguinte e comece no dia seguinte recuperando todos os materiais necessários. Marque as tarefas da sua lista conforme você as conclui; isso o manterá focado nos níveis de produtividade durante o dia.
Os arquivos devem ser mantidos em ordem por qualquer pessoa interessada na organização do local de trabalho. Separe os arquivos diferentes e os guarde em suas pastas apropriadas. Evite preencher a papelada aleatoriamente ou deixar os arquivos fora de suas pastas por mais tempo que o necessário. Crie um objetivo pessoal de arquivar um pedaço de papel assim que tocar em suas mãos.
Crie mais espaço no seu local de trabalho. A desordem, incluindo móveis ou decoração, pode ter um efeito negativo na capacidade de concentração de um funcionário. Considere remover móveis desnecessários para criar mais espaço e espaço para pensar. Se você acha que seu escritório parece muito vazio, pense em substituir os móveis por mais ferramentas organizacionais, como gavetas. Da mesma forma, tente aumentar o espaço da sua mesa removendo itens que não são usados regularmente e limpando a mesa no final de cada dia.
Esteja ciente de que a organização do local de trabalho se estende a mais do que apenas itens físicos. Os dados digitais, bem como os objetos físicos, também precisam ser organizados. Crie um sistema digital que faça sentido para você e sua empresa e implemente-o. Qualquer sistema que facilite a recuperação de informações importantes pode ser benéfico para o seu local de trabalho.
A sociedade digital de hoje pode facilitar o uso de calendários localizados em computadores ou dispositivos digitais, mas se esses documentos digitais forem perdidos, pode ser difícil recuperá-los. Os calendários em papel fornecem documentação física de tarefas, projetos, reuniões e atribuições. Os calendários devem ser grandes o suficiente para acomodar as necessidades de seu detentor; por exemplo, se um gerente mantém um calendário, ele deve considerar a compra de um calendário que possa ajudá-lo a acompanhar os funcionários. Os calendários digitais também podem ser mantidos, mas devem complementar os calendários físicos e não devem ser usados no lugar deles.