Hvad er de bedste tip til organisation af arbejdspladsen?
Der er utallige måder at skabe og vedligeholde en organiseret arbejdsplads. At følge de bedste tip til organisation på arbejdspladsen kan spare tid, slappe af medarbejdere og øge produktivitetsniveauerne. Ved at foretage et par ændringer til den måde, du håndterer papirer, dekorere et kontor, bruge et skrivebord og arbejde på en computer, kan du nyde en mere effektiv arbejdsplads. Nogle tip inkluderer brug af daglige huskelister, holde filer ordnede, reducere rod på arbejdspladsen og holde en tidsplan i en kalender.
Organisering af arbejdspladsen afhænger af at have genstande, hvor du har brug for dem, når du har brug for dem. Det anslås, at medarbejderne mister cirka en time om dagen ved at forsøge at finde emner, der er nødvendige for at udføre opgaver. At holde sig til et system med arbejdspladsorganisation kan reducere den miste tid hver dag ved blot at forsøge at finde genstande. Som en vane skal du ende hver dag med at lave lister over opgaver, der skal udføres den næste dag og begynde den følgende dag med at hente alle dine nødvendige materialer. Marker opgaver fra din liste, når du udfylder dem; dette vil holde dig fokuseret på dine produktivitetsniveauer i løbet af dagen.
Filer skal holdes ordnede af alle, der er interesseret i organisering af arbejdspladsen. Adskil forskellige filer, og hus dem i deres passende mapper. Undgå at arkivere papirarbejde tilfældigt eller forlade filer uden for deres mapper længere end nødvendigt. Gør det til et personligt mål at arkivere et stykke papir, så snart det rører dine hænder.
Skab mere plads på din arbejdsplads. Clutter, inklusive møbler eller udsmykning, kan have en negativ effekt på en medarbejders evne til at koncentrere sig. Overvej at fjerne unødvendige møbler for at skabe mere plads og tænkerum. Hvis du synes, at dit kontor forekommer for bart, skal du tænke på at udskifte møblerne med mere organisatoriske værktøjer som skuffer. Tilsvarende kan du prøve at øge dit skrivebords plads ved at fjerne genstande, der ikke bruges regelmæssigt, og ved at rydde dit skrivebord i slutningen af hver dag.
Vær opmærksom på, at organisationen på arbejdspladsen omfatter mere end bare fysiske ting. Digitale data såvel som fysiske objekter skal også organiseres. Opret et digitalt system, der giver mening for dig og din virksomhed og implementer det. Ethvert system, der gør det nemt at hente vigtige oplysninger, kan være gavnligt for din arbejdsplads.
Dagens digitale samfund kan gøre det let for medarbejderne at bruge kalendere placeret på computere eller digitale enheder, men hvis disse digitale dokumenter går tabt, kan det være vanskeligt at hente dem. Papirkalendere giver fysisk dokumentation af opgaver, projekter, møder og opgaver. Kalendere skal være store nok til at imødekomme dennes målmands behov; Hvis en manager for eksempel holder en kalender, skal han eller hun overveje at købe en kalender, der kan hjælpe ham eller hende med at holde styr på medarbejderne. Digitale kalendere kan også opbevares, men de skal supplere fysiske kalendere og ikke bruges i stedet for dem.