Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące organizacji miejsca pracy?
Istnieje niezliczona ilość sposobów na stworzenie i utrzymanie zorganizowanego miejsca pracy. Postępowanie zgodnie z najlepszymi wskazówkami dotyczącymi organizacji miejsca pracy może zaoszczędzić czas, zrelaksować pracowników i zwiększyć poziom produktywności. Wprowadzając kilka zmian w sposobie obsługi papieru, dekoracji biura, korzystania z biurka i pracy na komputerze, możesz cieszyć się bardziej wydajnym miejscem pracy. Niektóre wskazówki obejmują korzystanie z codziennych list rzeczy do zrobienia, porządkowanie plików, ograniczenie bałaganu w miejscu pracy i harmonogram w kalendarzu.
Organizacja miejsca pracy zależy od posiadania przedmiotów tam, gdzie są potrzebne, kiedy są potrzebne. Szacuje się, że pracownicy tracą około godziny dziennie, próbując znaleźć przedmioty niezbędne do wykonania zadań. Trzymanie się systemu organizacji miejsca pracy może skrócić czas tracony każdego dnia, po prostu próbując zlokalizować przedmioty. Nawyk kończy się każdego dnia, tworząc listy zadań, które należy wykonać następnego dnia, i rozpoczyna się następnego dnia, pobierając wszystkie potrzebne materiały. Oznacz zadania na swojej liście podczas ich wykonywania; dzięki temu skoncentrujesz się na poziomach wydajności w ciągu dnia.
Pliki powinny być przechowywane przez każdego zainteresowanego organizacją miejsca pracy. Oddziel różne pliki i umieść je w odpowiednich folderach. Unikaj przypadkowego wypełniania dokumentacji lub pozostawiania plików poza folderami dłużej niż to konieczne. Postaw sobie osobisty cel, aby złożyć kartkę papieru, gdy tylko dotknie twoich dłoni.
Stwórz więcej miejsca w swoim miejscu pracy. Bałagan, w tym meble i dekoracje, może mieć negatywny wpływ na zdolność koncentracji pracownika. Zastanów się nad usunięciem niepotrzebnych mebli, aby uzyskać więcej miejsca i przestrzeni do myślenia. Jeśli uważasz, że Twoje biuro wydaje się zbyt puste, pomyśl o zastąpieniu mebli innymi narzędziami organizacyjnymi, takimi jak szuflady. Podobnie staraj się zwiększyć powierzchnię biurka, usuwając przedmioty, które nie są regularnie używane i czyszcząc biurko pod koniec każdego dnia.
Pamiętaj, że organizacja miejsca pracy obejmuje nie tylko przedmioty fizyczne. Dane cyfrowe, a także obiekty fizyczne również muszą być zorganizowane. Utwórz system cyfrowy, który ma sens dla Ciebie i Twojej firmy, i wdróż go. Każdy system, który ułatwia wyszukiwanie ważnych informacji, może być korzystny dla twojego miejsca pracy.
Dzisiejsze społeczeństwo cyfrowe może ułatwić pracownikom korzystanie z kalendarzy znajdujących się na komputerach lub urządzeniach cyfrowych, ale w przypadku zagubienia tych dokumentów cyfrowych ich odzyskanie może być trudne. Papierowe kalendarze zapewniają fizyczną dokumentację zadań, projektów, spotkań i zadań. Kalendarze powinny być wystarczająco duże, aby uwzględnić potrzeby ich posiadacza; na przykład, jeśli kierownik prowadzi kalendarz, powinien rozważyć zakup kalendarza, który pomoże mu śledzić pracowników. Cyfrowe kalendarze również mogą być przechowywane, ale powinny uzupełniać kalendarze fizyczne i nie mogą być używane zamiast nich.