Wat is auditmanagement?
Een audit is een formeel beoordelingsproces door een onafhankelijke derde partij. Auditbeheer verwijst naar het algehele proces of systeem dat wordt gebruikt om de reikwijdte van de audit te identificeren, geschikte middelen toe te wijzen, de auditchecklist aan te maken en alle documentatie voor het verzamelen van bewijsmateriaal te bekijken. Het meest voorkomende type audit is een financiële audit, waarbij de details van financiële transacties worden onderzocht en gevalideerd op juistheid en volledigheid. Een audit kan worden uitgevoerd op elk proces of systeem waarvoor een vaststaand proces of beleid bestaat. De daadwerkelijke transacties of gegevens worden vergeleken met het beleid om het nalevingsniveau te bepalen.
Het auditmanagementproces is de primaire verantwoordelijkheid van de senior auditor of het hoofd van de auditafdeling. Hij of zij krijgt een persoon of interne afdeling toegewezen die is geselecteerd voor audit. In veel organisaties komen de senior auditors regelmatig bijeen om aanstaande projecten en auditopdrachten te beoordelen en te bepalen hoe het werk zal worden verdeeld.
De senior auditor ontmoet de klant, beoordeelt zijn of haar doelstellingen en creëert de audit scope. Dit document identificeert duidelijk de beoordelingsgebieden, het verwachte tijdsbestek, de toewijzing van middelen op een hoog niveau en de vereiste toegang. In een financiële audit is de reikwijdte bijvoorbeeld beperkt tot financiële transacties die zijn opgenomen of die van invloed zijn op de jaarrekening. Gezondheid en veiligheid zijn doorgaans uitgesloten.
De volgende fase in auditmanagement is het evalueren van het werk dat moet worden voltooid, tijdigheid, tegenstrijdige opdrachten en beschikbaarheid van personeel. In de meeste gevallen is er een auditeur en een of twee auditors die rechtstreeks aan de senior auditor rapporteren. Hij of zij zal een auditplan opstellen en verschillende taken toewijzen aan personeelsleden op de juiste niveaus.
Een auditchecklist is een auditbeheertool die is gemaakt als onderdeel van het auditplan. Dit document wordt beheerd door de senior auditor en bijgewerkt wanneer taken worden toegewezen, gestart, voltooid, beoordeeld en afgerond. De grootte van de checklist kan variëren, afhankelijk van de audit scope, maar heeft meestal een minimum van 25 items die moeten worden ingevuld.
Een centraal onderdeel van auditbeheer is procescontrole. Wanneer elk item op de auditchecklist is voltooid, verstrekt het teamlid de senior auditor een pakket met bewijsmateriaal, tests, conclusies en een samenvattend rapport. Deze documenten vormen de basis van het auditdossier en worden gebruikt ter ondersteuning van verklaringen of conclusies die zijn opgenomen in het definitieve auditoordeel.