Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheerboekhouding is een intern bedrijfsproces dat bedrijven gebruiken om een ​​goede controle van de voorraad te waarborgen. Dit proces maakt vaak deel uit van de boekhoudafdeling en omvat het intensieve gebruik van het geautomatiseerde boekhoudsoftwarepakket van het bedrijf. Afstemmingen vormen een groot deel van de voorraadbeheeradministratie, omdat accountants de informatie die is opgeslagen in het computersoftwareprogramma moeten controleren en vergelijken met de werkelijke voorraad in het magazijn van het bedrijf. Er zijn een paar verschillende opties beschikbaar voor bedrijven die een managementboekhoudproces voor inventaris moeten instellen.

Een van de eerste problemen die een bedrijf nodig heeft om te beslissen voor zijn boekhoudproces, is het gebruik van een permanent of periodiek voorraadsysteem. Een eeuwigdurend systeem zal inventarisrekeningen bijwerken telkens wanneer het bedrijf inventarisitems in het boekhoudsoftwareprogramma koopt, verkoopt of aanpast. Dit systeem zorgt er ook voor dat het bedrijf een nauwkeurige inventaris van de inventaris heeft in termen van totale dollars. Minder afstemming is nodig tijdens het eeuwigdurende inventarisatieproces omdat het systeem een ​​constant voorraadbeheer bijhoudt.

Periodieke voorraadsystemen zijn minder intens dan eeuwigdurende systemen. Het systeem is echter minder nauwkeurig en vereist om de paar weken of maanden een volledige inventaris. Accountants moeten een inventarislijst van hun softwarepakket maken en deze vergelijken met de werkelijke inventaris. Grote aanpassingen zijn vaak nodig om grote verschillen tussen de twee inventariscijfers te corrigeren.

Een ander belangrijk onderdeel van voorraadbeheer is het selecteren van een voorraadwaarderingssysteem. Gebruikelijke waarderingsmethoden voor voorraadadministratie zijn onder meer FIFO (first in, first out), LIFO (last in, first out) en gewogen gemiddelde. Veel bedrijven gebruiken de FIFO-methode omdat deze eenvoudig is en eerst oudere voorraden worden verkocht, waardoor de kans op afboekingen voor verouderde voorraden wordt verkleind. LIFO-voorraadwaardering verkoopt eerst nieuwere voorraad; dit resulteert vaak in hogere kosten van verkochte goederen en lagere netto-inkomsten. Daarom zal LIFO resulteren in lagere belastingverplichtingen voor de onderneming aan het einde van het jaar.

Interne controles zijn een ander onderdeel van de voorraadbeheeradministratie. Deze controles beperken het aantal werknemers dat toegang heeft tot inventarisinformatie of aanpassingen of andere boekhoudkundige activiteiten met betrekking tot inventaris kan uitvoeren. Controles beperken bijvoorbeeld de toegang tot het systeem, maken controletrajecten zodat managers kunnen zien welke werknemer aan inventarisprojecten heeft gewerkt, fysieke inventaris op veilige locaties vergrendelen en periodieke audits gebruiken om een ​​oordeel van derden over het bedrijfsinventarisatieproces te geven. Andere controles kunnen nodig zijn, afhankelijk van de bedrijfsprocedures en de industrie van het bedrijf, zoals productie of detailhandel.