Was ist Bestandsbuchhaltung?
Die Bestandsbuchhaltung ist ein interner Geschäftsprozess, mit dem Unternehmen eine ordnungsgemäße Bestandskontrolle sicherstellen. Dieser Prozess ist oft Teil der Buchhaltungsabteilung und beinhaltet den intensiven Einsatz der automatisierten Buchhaltungssoftware des Unternehmens. Abstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil der Bestandsbuchhaltung, da die Buchhalter die in der Computersoftware gespeicherten Informationen überprüfen und mit dem tatsächlichen Bestand im Lager des Unternehmens vergleichen müssen. Für Unternehmen, die einen Management Accounting-Prozess für das Inventar einrichten müssen, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.
Eine der ersten Fragen, über die sich ein Unternehmen für den Rechnungslegungsprozess der Bestandsverwaltung entscheiden muss, ist der Betrieb eines ewigen oder regelmäßigen Bestandsführungssystems. Ein unbefristetes System aktualisiert die Bestandskonten jedes Mal, wenn das Unternehmen Bestandsgegenstände in der Buchhaltungssoftware kauft, verkauft oder anpasst. Dieses System stellt auch sicher, dass das Unternehmen eine genaue Bestandsaufnahme in Bezug auf die Gesamtdollar hat. Während des fortlaufenden Inventurprozesses ist weniger Abstimmung erforderlich, da das System eine konstante Inventur aufrechterhält.
Periodische Inventarsysteme sind weniger intensiv als ewige Systeme. Das System ist jedoch ungenauer und erfordert alle paar Wochen oder Monate eine vollständige Bestandsaufnahme. Die Buchhalter müssen aus ihrem Softwarepaket eine Inventaraufzeichnung erstellen und diese mit dem tatsächlichen Inventar vergleichen. Wichtige Anpassungen sind häufig erforderlich, um wesentliche Unterschiede zwischen den beiden Bestandszahlen zu korrigieren.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Bestandsführung ist die Auswahl eines Bestandsbewertungssystems. Zu den gängigen Bewertungsmethoden für den Buchhaltungsbestand gehören FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) und gewichteter Durchschnitt. Viele Unternehmen wenden die FIFO-Methode an, da diese einfach ist und zu älteren Beständen führt, die zuerst verkauft werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit verringert wird, dass veraltete Bestände abgeschrieben werden. Bei der LIFO-Bestandsbewertung wird der neuere Bestand zuerst verkauft. Dies führt häufig zu höheren Herstellungskosten und einem niedrigeren Nettoeinkommen. Aus diesem Grund wird LIFO zum Jahresende eine geringere Steuerschuld für das Unternehmen zur Folge haben.
Interne Kontrollen sind ein weiterer Bestandteil der Bestandsführung. Diese Kontrollen begrenzen die Anzahl der Mitarbeiter, die auf Inventarinformationen zugreifen oder Anpassungen oder andere Buchhaltungstätigkeiten in Bezug auf Inventar ausführen können. Beispielsweise schränken Kontrollen den Zugriff auf das System ein, erstellen Audit-Trails, damit Manager sehen können, welcher Mitarbeiter an Inventarprojekten gearbeitet hat, sperren Inventar an sicheren Standorten und verwenden regelmäßige Audits, um eine Stellungnahme Dritter zum Inventarisierungsprozess des Unternehmens abzugeben. Abhängig von den Betriebsverfahren und der Branche des Unternehmens, z. B. Herstellung oder Einzelhandel, können weitere Kontrollen erforderlich sein.