Che cos'è la contabilità di gestione delle scorte?
La contabilità di gestione delle scorte è un processo aziendale interno che le aziende utilizzano per garantire un controllo adeguato delle scorte. Questo processo fa spesso parte del reparto contabilità e comporta un uso intenso del pacchetto software di contabilità automatizzata dell'azienda. Le riconciliazioni sono una parte importante della contabilità di gestione dell'inventario, poiché i contabili dovranno rivedere le informazioni memorizzate nel programma software del computer e confrontarle con l'inventario reale nel magazzino dell'azienda. Sono disponibili alcune opzioni diverse per le aziende che necessitano di istituire un processo contabile di gestione per l'inventario.
Una delle prime questioni che un'azienda deve decidere per il suo processo di contabilità di gestione delle scorte è quella di gestire un sistema di inventario perpetuo o periodico. Un sistema perpetuo aggiornerà i conti di inventario ogni volta che la società acquista, vende o regola articoli di inventario nel programma software di contabilità. Questo sistema garantisce inoltre che l'azienda abbia un registro accurato delle scorte in termini di dollari complessivi. È necessaria meno riconciliazione durante il processo di inventario perpetuo poiché il sistema mantiene una traccia costante di inventario.
I sistemi di inventario periodici sono meno intensi dei sistemi perpetui. Tuttavia, il sistema è meno preciso e richiede un inventario completo ogni poche settimane o mesi. I contabili dovranno creare un registro dell'inventario dal loro pacchetto software e confrontarlo con l'inventario reale. Spesso sono necessari importanti adeguamenti per correggere le principali differenze tra i due dati di inventario.
Un'altra parte importante della contabilità di gestione delle scorte è quella di selezionare un sistema di valutazione delle scorte. I metodi comuni di valutazione dell'inventario contabile includono FIFO (primo in entrata, primo in uscita), LIFO (ultimo in, primo in uscita) e media ponderata. Molte aziende utilizzano il metodo FIFO in quanto è semplice e produce prima l'inventario più vecchio venduto, riducendo la possibilità di cancellazioni per l'inventario obsoleto. La valutazione dell'inventario LIFO vende prima l'inventario più recente; ciò si traduce spesso in un aumento del costo dei beni venduti e in una riduzione del reddito netto. Pertanto, LIFO comporterà una riduzione dell'imposta dovuta per la società alla fine dell'anno.
I controlli interni sono un'altra parte della contabilità di gestione delle scorte. Questi controlli limitano il numero di dipendenti che possono accedere alle informazioni sull'inventario o completare adeguamenti o altre attività contabili relative all'inventario. Ad esempio, i controlli limiteranno l'accesso al sistema, creeranno percorsi di audit in modo che i manager possano vedere quale dipendente ha lavorato su progetti di inventario, bloccando l'inventario fisico in posizioni sicure e utilizzando audit periodici per fornire un parere di terzi sul processo di inventario dell'azienda. Potrebbero essere necessari altri controlli a seconda delle procedure operative e del settore dell'azienda, come produzione o vendita al dettaglio.