Wat is een negatieve inventaris?
Negatieve inventaris is meestal het resultaat van een verschil tussen de werkelijke inventaris en virtuele inventaris zoals gecontroleerd en berekend door een computersysteem. Dit treedt meestal op wanneer er een fout is gemaakt of dat systemen niet correct worden bijgewerkt, en geeft aan dat producten zijn verkocht of overgedragen die dat niet hadden moeten zijn. Problemen met de inventaris kunnen ook ontstaan wanneer producten verloren gaan, vervolgens inventaris aangepast om de verloren producten te verwijderen, en vervolgens worden ze gevonden zonder de inventaris aan te passen.
De term "negatieve inventaris" kan in eerste instantie een tegenstrijdigheid lijken, omdat het impliceert dat een bedrijf minder dan nul van een product kan hebben, maar het is een redelijk gevolg van uitvoerbeheer. Het geeft in principe aan dat een bedrijf producten heeft verkocht die er niet echt zijn, of producten heeft verkocht die geen deel uitmaakten van het voorraadrecord. Dit kan optreden als gevolg van miscommunicatie tussen systemen. Als een productiebedrijf een item heeft verkocht voordat het is gemaakt,dan is het mogelijk dat het inventarisatiesysteem een negatieve inventaris kan vertonen totdat het product is gemaakt en de telling is gecorrigeerd.
Negatieve inventaris kan ook optreden als gevolg van onjuiste voorraadtelling of het aftrekken van producten van de verkeerde locatie op een bedrijf. Als tellingen in een computer aan de hand zijn dat een winkel 12 van een bepaald item moet hebben, maar een werknemer niet in staat is om die 12 items te vinden, dan kunnen ze worden afgetrokken van de inventaris van de winkel. Dit wordt meestal verondersteld te zijn veroorzaakt door een vorm van krimp en kan verband houden met slechte ontvangstpraktijken of diefstal. Als alle 12 items worden gevonden en op de plank te koop worden geplaatst, zonder dat de inventaris van de winkel is aangepast, kan hun verkoop een negatieve inventaris voor die winkel creëren.
Hoewel de negatieve inventaris niet noodzakelijk rampzalig is voor een bedrijf, kan dit leiden tot een slechte archivering en makenVentorische controle moeilijker. De winkel in het bovenstaande voorbeeld heeft winst verloren, omdat het niet het item op de plank heeft, en kan eindigen met te veel van het product, omdat nieuwe items naar de winkel worden verzonden en de ontbrekende items worden gevonden. Negatieve inventaris kan ook tot stand komen als een bedrijf op meerdere locaties op meerdere locaties op meerdere locaties onjuist volgt. Als er bijvoorbeeld 50 van een item op locatie A en 100 van een item op locatie B zijn, dan zou 100 verkopen op locatie B ten onrechte gedocumenteerd als afkomstig van locatie A negatieve inventaris maken op locatie A.