Wat is een negatieve inventaris?
Negatieve inventaris is meestal het resultaat van een verschil tussen de actuele voorraad en virtuele inventaris zoals bewaakt en berekend door een computersysteem. Dit gebeurt meestal wanneer een fout is gemaakt of systemen niet correct worden bijgewerkt, en geeft aan dat producten zijn verkocht of overgedragen die dat niet hadden moeten zijn. Problemen met voorraad kunnen ook optreden wanneer producten verloren gaan, vervolgens de voorraad wordt aangepast om de verloren producten te verwijderen, en vervolgens worden ze gevonden zonder de voorraad opnieuw aan te passen.
De term 'negatieve voorraad' lijkt in eerste instantie misschien een contradictie, omdat het impliceert dat een bedrijf minder dan nul van een product kan hebben, maar het is een redelijk gevolg van voorraadbeheer. Het geeft in feite aan dat een bedrijf producten heeft verkocht die er eigenlijk niet zijn, of producten heeft verkocht die geen deel uitmaken van het inventarisrecord. Dit kan gebeuren als gevolg van miscommunicatie tussen systemen. Als een productiebedrijf een artikel heeft verkocht voordat het is gemaakt, is het mogelijk dat het voorraadsysteem een negatieve voorraad laat zien totdat het product is gemaakt en de telling is gecorrigeerd.
Negatieve voorraad kan ook optreden als gevolg van onjuiste voorraadtelling of het aftrekken van producten van de verkeerde locatie in een bedrijf. Als bij de hand telt op een computer aangeeft dat een winkel 12 van een bepaald item moet hebben, maar een werknemer deze 12 items niet echt kan vinden, dan kunnen ze worden afgetrokken van de inventaris van de winkel. Dit wordt meestal verondersteld te zijn veroorzaakt door enige vorm van krimp en kan verband houden met slechte ontvangstpraktijken of diefstal. Als alle 12 artikelen worden gevonden en op de plank worden geplaatst om te worden verkocht, zonder dat de voorraad van de winkel wordt aangepast, kan hun verkoop een negatieve voorraad voor die winkel creëren.
Hoewel negatieve inventaris niet per se rampzalig is voor een bedrijf, kan dit leiden tot een slechte administratie en kan het voorraadbeheer moeilijker worden. De winkel in het bovenstaande voorbeeld heeft winst verloren omdat het artikel niet op de plank ligt en kan te veel van het product bevatten omdat nieuwe artikelen naar de winkel worden verzonden en de ontbrekende artikelen worden gevonden. Negatieve voorraad kan ook ontstaan als een bedrijf hetzelfde item op meerdere locaties onjuist volgt. Als er bijvoorbeeld 50 van een artikel op locatie A is en 100 van een artikel op locatie B, dan zou 100 verkopen op locatie B ten onrechte worden gedocumenteerd als afkomstig van locatie A een negatieve voorraad op locatie A creëren.