Co to jest zapas ujemny?

Ujemne zapasy są zwykle wynikiem różnicy między rzeczywistymi zapasami dostępnymi i wirtualnymi, monitorowanymi i obliczanymi przez system komputerowy. Zwykle ma to miejsce, gdy wystąpił błąd lub systemy nie są odpowiednio aktualizowane, i oznacza, że ​​produkty zostały sprzedane lub przeniesione, co nie powinno być. Problemy z zapasami mogą również powstać, gdy produkty zostaną utracone, a następnie zapasy dostosowane w celu usunięcia utraconych produktów, a następnie zostaną znalezione bez korekty zapasów.

Termin „ujemny stan zapasów” może początkowo wydawać się sprzecznością, ponieważ sugeruje, że firma może mieć mniej niż zero produktu, ale jest to uzasadniona konsekwencja zarządzania zapasami. Zasadniczo oznacza to, że firma sprzedała produkty, których tak naprawdę nie ma, lub sprzedała produkty, które nie były częścią rejestru zapasów. Może się to zdarzyć z powodu nieporozumień między systemami. Jeśli firma produkcyjna sprzedała przedmiot przed jego wyprodukowaniem, możliwe jest, że system zapasów może pokazywać ujemny zapas do momentu wytworzenia produktu i skorygowania liczenia.

Negatywne zapasy mogą również wystąpić w wyniku niewłaściwego liczenia zapasów lub odejmowania produktów z niewłaściwej lokalizacji w firmie. Jeśli dostępne liczniki na komputerze wskazują, że sklep powinien mieć 12 określonego przedmiotu, ale pracownik nie jest w stanie znaleźć tych 12 przedmiotów, wówczas można je odjąć od ekwipunku sklepu. Zazwyczaj zakłada się, że jest to spowodowane jakąś formą skurczu i może być związane ze złymi praktykami przyjmowania lub kradzieżą. Jeśli wszystkie 12 przedmiotów zostanie znalezionych i umieszczonych na półce na sprzedaż, bez korekty zapasów w sklepie, ich sprzedaż może stworzyć ujemny zapas dla tego sklepu.

Chociaż ujemne zapasy niekoniecznie są katastrofalne dla firmy, mogą prowadzić do złego prowadzenia dokumentacji i utrudniać kontrolę zapasów. Sklep w powyższym przykładzie utracił zyski z powodu braku produktu na półce i może skończyć się zbyt dużą ilością produktu, ponieważ nowe produkty są wysyłane do sklepu i znalezione brakujące elementy. Ujemne zapasy mogą również wystąpić, jeśli firma nieprawidłowo śledzi ten sam przedmiot w wielu lokalizacjach. Jeśli na przykład jest 50 pozycji w lokalizacji A i 100 pozycji w lokalizacji B, wówczas 100 sprzedaży w lokalizacji B niepoprawnie udokumentowanych jako pochodzących z lokalizacji A tworzyłoby ujemne zapasy w lokalizacji A.