Wat doet een facilitaire specialist?
Een facilitaire specialist, ook wel een facilitaire coördinator genoemd, werkt meestal als onderdeel van een team dat verantwoordelijk is voor verschillende taken met betrekking tot het onderhoud van gebouwen voor een bedrijf. Specialisten in faciliteiten kunnen een aantal taken uitvoeren, waaronder postoperaties en verzending, conferentieplanning en reparaties en onderhoud. Deze werknemers kunnen ook verantwoordelijk zijn voor verschillende aspecten van de veiligheid van werknemers, waaronder het coördineren van noodmaatregelen en het opleiden van personeel over beste praktijken. Afhankelijk van het verantwoordelijkheidsniveau kan een facilitaire specialist ook toezicht houden op andere leden van de groep.
Specialisten in faciliteiten die primair verantwoordelijk zijn voor postcoördinatie of verzending en ontvangst, kunnen een aantal dagelijkse taken uitvoeren. Ze kunnen inkomende post aan werknemers bezorgen en uitgaande post coördineren. In sommige gevallen kan de functiebeschrijving het ontwikkelen van procedures voor het omgaan met interoffice en post omvatten, evenals het bieden van hulp aan werknemers die pakketten of andere items moeten verzenden.
Als conferentieplanning de primaire functie van een facilitaire specialist is, kunnen de taken omvatten het coördineren van alle aspecten van vergaderingen en functies voor het kantoor. Dit kan het bestellen van catering en zakelijke benodigdheden, het plannen van vergaderruimtes en het bestellen van benodigde apparatuur en het helpen van externe deelnemers aan de vergadering omvatten. Dit type facilitaire taak kan ook de coördinatie vereisen van alle technische of audio / visuele functies die moeten optreden.
Het uitvoeren van reparaties en onderhoud aan gebouwen is een andere potentiële verantwoordelijkheid voor een facilitair medewerker. Voor de taak kan het nodig zijn dat een persoon direct op verzoeken reageert en de reparaties uitvoert. Het kan ook inhouden dat werknemersverzoeken worden aangenomen en doorgestuurd naar een andere afdeling of externe leverancier voor oplossing. Het bijhouden van een database of elektronisch volgsysteem om dit soort activiteiten te loggen, kan ook deel uitmaken van de functie.
Specialisten in faciliteiten kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen en bijwerken van beleid voor veiligheid van medewerkers en noodmaatregelen. Ze kunnen specifiek beleid ontwikkelen voor evacuaties, meldingen geven over sluitingen van gebouwen of eerste hulp verlenen aan gewonde werknemers. Naast het ontwikkelen van het beleid, kan een facilitaire specialist ook trainingen en informatiesessies voor werknemers over hen houden. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van gebouwapparatuur zoals defibrillatoren voor noodgevallen of brandblussers en ze indien nodig vervangen.
In een toezichthoudende rol kan een facilitair specialist verantwoordelijk zijn voor het aansturen van ander facilitair personeel en het aannemen van nieuwe medewerkers. Zij kunnen het primaire contact in het facilitaire team zijn voor andere werknemers van het bedrijf. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het vertegenwoordigen van de facilitaire groep bij personeel op senior niveau.