Que fait un spécialiste des installations?
Un spécialiste des installations, également appelé parfois coordonnateur des installations, fait généralement partie d'une équipe chargée de diverses tâches liées à la maintenance des bâtiments d'une entreprise. Les spécialistes des installations peuvent exécuter un certain nombre de tâches, notamment les opérations postales et d’expédition, la planification de conférences, les réparations et l’entretien. Ces employés peuvent également être responsables de divers aspects de la sécurité des employés, notamment la coordination des interventions d’urgence et la sensibilisation du personnel aux meilleures pratiques. En fonction du niveau de responsabilité, un spécialiste des installations peut également superviser d'autres membres du groupe.
Les spécialistes des installations chargés principalement de la coordination du courrier ou de l’envoi et de la réception du courrier peuvent effectuer un certain nombre de tâches quotidiennes. Ils peuvent livrer le courrier entrant aux employés et coordonner le courrier sortant. Dans certains cas, la description de poste peut comprendre l’élaboration de procédures de traitement du courrier inter-bureaux et postal, ainsi que l’assistance fournie aux employés qui doivent envoyer des colis ou d’autres articles.
Si la planification de la conférence est la fonction principale d'un spécialiste des installations, le travail peut inclure la coordination de tous les aspects des réunions et des fonctions du bureau. Cela peut inclure la commande de fournitures de restauration et de travail, la planification de salles de conférence et la commande de tout équipement nécessaire, ainsi que l'assistance aux participants extérieurs à la réunion. Ce type de travail dans les installations peut également nécessiter la coordination de toutes les fonctions techniques ou audiovisuelles nécessaires.
La réparation et l’entretien des bâtiments sont une autre responsabilité potentielle des employés des installations. Le poste peut obliger une personne à répondre directement aux demandes et à effectuer les réparations. Cela peut également impliquer de prendre les demandes des employés et de les acheminer à un autre service ou à un fournisseur externe pour les résoudre. Le maintien d'une base de données ou d'un système de suivi électronique pour enregistrer ces types d'activités peut également faire partie du poste.
Les spécialistes des installations peuvent également être chargés d’élaborer et de mettre à jour les politiques en matière de sécurité et d’intervention d’urgence des employés. Ils pourraient élaborer des politiques spécifiques pour les évacuations, informer des fermetures d'immeubles ou administrer les premiers soins aux employés blessés. En plus d'élaborer les politiques, un spécialiste des installations peut également organiser des séances de formation et d'information à l'intention des employés. Ils peuvent également être responsables de la maintenance des équipements du bâtiment, tels que les défibrillateurs d'urgence ou les extincteurs, et de les remplacer au besoin.
Dans un rôle de supervision, un spécialiste des installations peut être chargé de gérer le personnel d’autres installations et d’embaucher de nouveaux employés. Ils peuvent être le contact principal de l'équipe des installations pour les autres employés de l'entreprise. Ils peuvent également être responsables de la représentation du groupe de sites auprès du personnel de niveau supérieur.