Que fait un commis aux fournitures?
Les commis aux approvisionnements sont des personnes chargées de gérer les zones d'approvisionnement des entreprises de manière à garantir que toutes les fournitures essentielles nécessaires au fonctionnement continu de l'entreprise sont disponibles en quantités suffisantes. En règle générale, le commis aux approvisionnements travaillera de concert avec les superviseurs des départements et les agents des achats pour déterminer la quantité d'articles à conserver et pour définir des critères de réapprovisionnement basés sur les modèles d'utilisation afin de maintenir les stocks dans les limites raisonnables. Pour ce faire, un commis aux approvisionnements gérera les processus utilisés pour décaisser des articles de l'inventaire de la réserve, procédera à des rapprochements périodiques des inventaires pour garantir l'exactitude des enregistrements de la réserve et lancera les demandes d'achat d'agents auxquels un bon de commande a été attribué. numéro et placé auprès des fournisseurs pour l'exécution des commandes.
L’une des tâches principales du commis aux approvisionnements consiste à tenir des registres précis du type et de la quantité d’articles logés dans la salle des fournitures. Au cours des dernières décennies, ce système était souvent géré avec un système de classement manuel qui permettait d’enregistrer rapidement les reçus des marchandises récemment reçues tout en reportant les décaissements d’articles à différents départements. Dans le cadre de ce processus, les personnes autorisées de ces ministères remplissaient une simple demande pour certaines pièces ou d'autres articles, en indiquant le ministère qui recevrait ces marchandises. Le commis aux fournitures utiliserait la demande pour extraire l’article et la quantité du stock et les livrer à ce représentant du département. À ce stade, le formulaire de demande serait mis à jour avec la date et l'heure du décaissement, signé par le représentant du département, puis utilisé par le commis aux achats pour soustraire cette quantité et ce type de produit des registres d'inventaire.
Un commis aux fournitures utiliserait également des copies des connaissements et des listes de colisage pour recevoir les marchandises entrantes et les ajouter à l'inventaire. En règle générale, les marchandises seraient inspectées avant l'acceptation, puis signées et affectées à un emplacement spécifique dans la salle des fournitures pour le stockage. L'attribution d'emplacements spécifiques a facilité la récupération des marchandises au moment et selon les besoins de différents départements et a également réduit les risques d'erreurs dans le nombre d'unités.
Aujourd'hui, la technologie permet au commis aux fournitures d'entrer rapidement les mises à jour de l'inventaire des fournitures via une base de données informatique. La base de données peut être programmée pour identifier tout article proche des unités minimales à conserver, ce qui permet au commis de préparer et de soumettre rapidement des demandes de réapprovisionnement. L'utilisation d'une base de données de fournitures facilite également l'exécution d'une tâche courante commune à de nombreux systèmes de fourniture, appelée nombre de cycles. En gros, un nombre de cycles est un compte physique périodique de tous les articles de l'inventaire et est utilisé pour rapprocher toute divergence pouvant exister entre les enregistrements d'approvisionnement et le nombre réel d'unités de chaque article trouvé dans l'inventaire. Cette tâche permet de prendre en compte les différences éventuelles dues à des erreurs de comptage, de pièces et d’autres équipements pouvant être déclarés obsolètes, et permet de s’assurer que les fournitures essentielles sont toujours disponibles en cas de besoin.