Co dělá prodavač?
Dodavatelští úředníci jsou jednotlivci, kteří jsou pověřeni řízením oblastí zásobování společností způsobem, který zajišťuje, že veškeré nezbytné dodávky nezbytné pro pokračující provoz podniku jsou k dispozici v dostatečném množství. Dodavatelský referent obvykle bude spolupracovat s vedoucími oddělení a nákupními agenty, aby určil množství různých položek, které mají mít po ruce, a aby vyvinul kritéria pro změnu pořadí na základě vzorců použití jako prostředek k udržení zásob v rozumných mezích. Aby toho bylo dosaženo, bude vedoucí zásobování řídit procesy používané k výplatě položek ze zásob zásobovacího prostoru, provádět pravidelné inventarizace zásob, aby se zajistila přesnost záznamů zásobovacích místností, a iniciovat požadavky na nákupní agenty, kterým je přidělena objednávka číslo a umístěné u prodejců pro splnění objednávky.
Jedním z hlavních úkolů prodavače je udržovat přesné záznamy o typu a množství položek, které jsou umístěny v zásobovací místnosti. V minulých desetiletích se to často řídilo nějakým typem manuálního registračního systému, který umožnil rychle účtovat příjmy z nedávno přijatého zboží a zároveň odesílat výplatu položek na různá oddělení. V rámci tohoto procesu by oprávněné osoby z těchto oddělení vyplnily jednoduchou žádost o určité části nebo jiné položky, přičemž by upozorňovaly na oddělení, které by toto zboží dostalo. Prodavač použije žádost k vytažení položky a množství z inventáře a dodání těchto položek zástupci tohoto oddělení. V tomto okamžiku by byl formulář žádosti aktualizován s datem a časem výplaty, podepsán zástupcem oddělení a poté použit dodacím úředníkem k odečtení tohoto množství a druhu zboží ze záznamů o zásobách.
Úředník pro zásobování by také využíval kopie nákladních listů a seznamů balení k přijímání příchozího zboží a jejich přidávání do inventáře. Obvykle by zboží bylo zkontrolováno před přijetím a poté podepsáno a přiděleno konkrétní místo v zásobovací místnosti pro skladování. Přiřazení konkrétních lokací usnadnilo vyzvednutí zboží, kdykoli a podle potřeby různá oddělení, a také minimalizovalo šance na chyby v počtu jednotek.
Technologie dnes umožňuje dodavateli rychle zadávat aktualizace zásob zásob prostřednictvím počítačové databáze. Databáze může být naprogramována tak, aby identifikovala jakoukoli položku, která je blízko minimálních jednotek, které má mít po ruce, a poskytuje tak úředníkovi možnost rychle připravit a odeslat požadavky na změnu pořadí. Použití databáze zásobování také pomáhá v probíhající úloze společné pro mnoho zásobovacích systémů, známé jako počet cyklů. V zásadě je počet cyklů periodický fyzický počet všech položek v inventáři a používá se k vyrovnání jakýchkoli nesrovnalostí, které mohou existovat mezi záznamy dodávek a skutečným počtem jednotek každé položky nalezené v inventáři. Tento úkol umožňuje zohlednit jakékoli rozdíly, které mohou nastat v důsledku chyb při počítání nebo částí a jiných zařízení, které mohou být prohlášeny za zastaralé, a pomáhá při zajišťování nezbytných potřebných zásob vždy, když je to potřeba.