O que um funcionário de suprimentos faz?
Os funcionários de suprimentos são indivíduos acusados da responsabilidade de gerenciar as áreas de suprimento das empresas de uma maneira que garante que todos os suprimentos essenciais necessários para a operação contínua da empresa estejam disponíveis em quantidades suficientes. Normalmente, o funcionário do suprimento trabalhará em conjunto com supervisores departamentais e agentes de compra para determinar a quantidade de itens diferentes para manter à mão e desenvolver critérios para reordenar com base nos padrões de uso como um meio de manter o inventário de suprimentos dentro de limites razoáveis. Para realizar isso, um funcionário gerenciará os processos usados para desembolsar itens do inventário da sala de suprimentos, realizará reconciliações periódicas de inventário para garantir a precisão dos registros da sala de suprimentos e iniciar requisições para agentes de compra que foram atribuídos a um número de pedido e colocado com vendedores para cumprir a realização.
Uma das principais tarefas de um balconista é manter registros precisos do tipo e da quantidade de itens que estão alojados na sala de suprimentos. Em décadas passadas, isso era frequentemente gerenciado com algum tipo de sistema de arquivamento manual que possibilitou a publicação rapidamente de mercadorias recebidas recentemente, além de postar desembolsos de itens em diferentes departamentos. Como parte do processo, indivíduos autorizados desses departamentos preencheriam uma solicitação simples para determinadas peças ou outros itens, observando o departamento que receberia esses bens. O funcionário do suprimento usaria a solicitação para retirar o item e a quantidade do inventário e entregar esses itens a esse representante do departamento. Nesse ponto, o formulário de solicitação seria atualizado com a data e a hora do desembolso, assinado pelo representante do departamento e, em seguida, usado pelo balconista para subtrair essa quantidade e tipo de bem dos registros de inventário.
Um funcionário de suprimentos também usariaCópias de letras de listas de embarque e embalagem para receber mercadorias de entrada e adicioná -las ao inventário. Normalmente, as mercadorias seriam inspecionadas antes da aceitação assinada e atribuíram um local específico dentro da sala de suprimentos para armazenamento. A atribuição de locais específicos tornou mais fácil recuperar as mercadorias quando e conforme necessário de departamentos diferentes, e também minimizou as chances de erros nas contagens de unidades.
Hoje, a tecnologia permite que o funcionário insira rapidamente atualizações no inventário de suprimentos por meio de um banco de dados de computador. O banco de dados pode ser programado para identificar qualquer item próximo às unidades mínimas para manter à mão, fornecendo ao funcionário a capacidade de preparar rapidamente e enviar requisições para reordenar. O uso de um banco de dados de suprimentos também ajuda em uma tarefa contínua comum a muitos sistemas de fornecimento, conhecidos como contagem de ciclos. Essencialmente, uma contagem de ciclos é uma contagem física periódica de todos os itens do inventário e é usada para conciliar quaisquer discrepâncias que possam existirentre os registros de suprimentos e o número real de unidades de cada item encontrado no inventário. Essa tarefa possibilita permitir diferenças que possam ocorrer devido a erros na contagem ou peças e outros equipamentos que possam ser declarados obsoletos, e ajuda a garantir que os suprimentos essenciais estejam sempre disponíveis quando necessário.