Hva gjør en leverandør?
Forsyningspersoner er enkeltpersoner som har ansvaret for å styre forsyningsområdene til selskaper på en måte som sikrer at alle nødvendige forsyninger som er nødvendige for fortsatt drift av virksomheten, er tilgjengelige i tilstrekkelige mengder. Vanligvis vil forsyningskontoret samarbeide med avdelingsveiledere og innkjøpsagenter for å bestemme mengden av forskjellige gjenstander som skal holdes på hånden og for å utvikle kriterier for ombestilling basert på bruksmønstre som et middel til å holde forsyningsbeholdningen innenfor rimelige rammer. For å oppnå dette, vil en forsyningskontor administrere prosessene som brukes til å utlevere varer fra forsyningsromsbeholdningen, gjennomføre periodiske lageravstemminger for å sikre nøyaktigheten av forsyningsromsregistrene og igangsette rekvisisjoner til å kjøpe agenter som i sin tur tildeles en innkjøpsordre nummer og plasseres hos leverandører for ordreoppfyllelse.
En av hovedoppgavene til en forsyningskontor er å føre nøyaktige poster over både type og mengde gjenstander som ligger i forsyningsrommet. I flere tiår tidligere ble dette ofte administrert med en slags manuelt arkiveringssystem som gjorde det mulig å raskt legge ut kvitteringer på nylig mottatte varer, samtidig som det ble lagt ut utbetalinger av varer til forskjellige avdelinger. Som en del av prosessen ville autoriserte personer fra disse avdelingene fylle ut en enkel forespørsel om visse deler eller andre gjenstander, og noterte avdelingen som ville motta disse varene. Forsyningskontoret ville bruke forespørselen til å trekke varen og mengden fra varelageret og levere disse varene til den avdelingsrepresentanten. På det tidspunktet ville forespørselsskjemaet bli oppdatert med dato og klokkeslett for utbetalingen, signert av avdelingsrepresentanten, og deretter brukt av forsyningskontoret for å trekke den mengden og type goder fra varelagerregistrene.
En forsyningskontor ville også benytte seg av kopier av forsendelses- og pakkelister for å motta inngående varer og legge dem til varelageret. Vanligvis vil varene bli inspisert før aksept da ble signert for og tildelt et spesifikt sted i forsyningsrommet for lagring. Tildelingen av bestemte lokasjoner gjorde det lettere å hente varene når og etter behov av forskjellige avdelinger, og minimerte også sjansen for feil i enhetstellingen.
I dag lar teknologi forsyningskontoret raskt legge inn oppdateringer til forsyningsbeholdningen via en datamaskindatabase. Databasen kan programmeres for å identifisere ethvert element som er i nærheten av minimumsenhetene å holde på for å gi kontorist muligheten til å raskt forberede og sende inn rekvisisjoner for ombestilling. Bruk av en forsyningsdatabase hjelper også i en pågående oppgave som er felles for mange forsyningssystemer, kjent som en syklusopptelling. I hovedsak er en syklusopptelling en periodisk fysisk telling av alle elementene i varelageret, og brukes til å avstemme eventuelle avvik som kan være mellom forsyningsregistrene og det faktiske antallet enheter for hver gjenstand som finnes i varelageret. Denne oppgaven gjør det mulig å tillate eventuelle forskjeller som kan oppstå på grunn av tellefeil eller deler og annet utstyr som kan erklæres foreldet, og hjelper til med å sikre at viktige forsyninger alltid er tilgjengelige når det er nødvendig.