¿Qué hace un empleado de suministros?
Los empleados de suministros son personas que tienen la responsabilidad de administrar las áreas de suministro de las empresas de una manera que garantice que todos los suministros esenciales necesarios para la operación continua del negocio estén disponibles en cantidades suficientes. Por lo general, el empleado de suministros trabajará en conjunto con los supervisores departamentales y los agentes de compras para determinar la cantidad de artículos diferentes que debe tener a mano y para desarrollar criterios de reordenamiento basados en patrones de uso como un medio para mantener el inventario de suministros dentro de límites razonables. Para lograr esto, un empleado de suministros administrará los procesos utilizados para desembolsar los artículos del inventario de la sala de suministros, realizará conciliaciones periódicas de inventario para garantizar la precisión de los registros de la sala de suministros e iniciará las solicitudes a los agentes de compras que a su vez se asignaron una orden de compra. número y colocado con proveedores para el cumplimiento de pedidos.
Una de las tareas principales de un empleado de suministros es mantener registros precisos tanto del tipo como de la cantidad de artículos que se encuentran en la sala de suministros. En décadas pasadas, esto a menudo se manejaba con algún tipo de sistema de archivo manual que permitía contabilizar rápidamente los recibos de bienes recibidos recientemente y al mismo tiempo publicar los desembolsos de artículos en diferentes departamentos. Como parte del proceso, las personas autorizadas de esos departamentos completarían una simple solicitud de ciertas partes u otros artículos, señalando el departamento que recibiría esos bienes. El empleado de suministros usaría la solicitud para extraer el artículo y la cantidad del inventario y entregar esos artículos al representante de ese departamento. En ese momento, el formulario de solicitud se actualizaría con la fecha y la hora del desembolso, firmado por el representante del departamento y luego utilizado por el empleado de suministros para restar esa cantidad y tipo de bien de los registros de inventario.
Un empleado de suministros también utilizaría copias de los conocimientos de embarque y listas de empaque para recibir los bienes entrantes y agregarlos al inventario. Por lo general, los productos se inspeccionarían antes de la aceptación y luego se firmarían y se les asignaría una ubicación específica dentro de la sala de suministros para su almacenamiento. La asignación de ubicaciones específicas facilitó la recuperación de los bienes cuando y según lo necesiten los diferentes departamentos, y también minimizó las posibilidades de errores en el recuento de unidades.
Hoy en día, la tecnología permite al empleado de suministros ingresar rápidamente actualizaciones al inventario de suministros a través de una base de datos de computadora. La base de datos se puede programar para identificar cualquier elemento que se encuentre cerca de las unidades mínimas para tener a mano, lo que le brinda al empleado la capacidad de preparar y enviar rápidamente solicitudes para reordenar. El uso de una base de datos de suministros también ayuda en una tarea continua común a muchos sistemas de suministros, conocida como conteo de ciclos. Esencialmente, un conteo cíclico es un conteo físico periódico de todos los artículos en el inventario, y se utiliza para conciliar cualquier discrepancia que pueda existir entre los registros de suministros y el número real de unidades de cada artículo encontrado en el inventario. Esta tarea permite permitir cualquier diferencia que pueda ocurrir debido a errores en el conteo o partes y otros equipos que pueden declararse obsoletos, y ayuda a garantizar que los suministros esenciales estén siempre disponibles cuando sea necesario.