Was macht ein Sachbearbeiter?
Sachbearbeiter sind Personen, die dafür verantwortlich sind, die Versorgungsbereiche von Unternehmen so zu führen, dass alle für den Fortbestand des Geschäfts erforderlichen Versorgungsgüter in ausreichender Menge zur Verfügung stehen. In der Regel arbeitet der Sachbearbeiter mit den Abteilungsleitern und Einkäufern zusammen, um die Menge der vorrätigen Artikel zu bestimmen und Kriterien für die Nachbestellung auf der Grundlage von Verwendungsmustern zu entwickeln, um den Lagerbestand innerhalb angemessener Grenzen zu halten. Zu diesem Zweck verwaltet ein Sachbearbeiter die Prozesse zur Auszahlung von Artikeln aus dem Vorratslager, führt regelmäßige Bestandsabstimmungen durch, um die Richtigkeit der Vorratslageraufzeichnungen zu gewährleisten, und initiiert Anforderungen an Einkäufer, denen wiederum eine Bestellung zugewiesen wurde Nummer und bei Lieferanten zur Auftragserfüllung platziert.
Eine der Hauptaufgaben eines Sachbearbeiters besteht darin, genaue Aufzeichnungen über Art und Menge der im Versorgungsraum untergebrachten Gegenstände zu führen. In den vergangenen Jahrzehnten wurde dies häufig mit einer Art manuellem Ablagesystem erreicht, das es ermöglichte, Quittungen über kürzlich eingegangene Waren schnell zu verbuchen und gleichzeitig Auszahlungen von Artikeln an verschiedene Abteilungen zu senden. Als Teil des Prozesses füllten autorisierte Personen aus diesen Abteilungen eine einfache Anfrage für bestimmte Teile oder andere Gegenstände aus und notierten die Abteilung, die diese Waren erhalten würde. Der Lieferbeauftragte würde die Anforderung verwenden, um den Artikel und die Menge aus dem Inventar zu entnehmen und diese Artikel an diesen Abteilungsvertreter zu liefern. Zu diesem Zeitpunkt wird das Antragsformular mit dem Datum und der Uhrzeit der Auszahlung aktualisiert, vom Abteilungsvertreter unterzeichnet und dann vom Lieferbeauftragten verwendet, um diese Menge und Art der Ware von den Bestandsaufzeichnungen abzuziehen.
Ein Sachbearbeiter würde auch Kopien von Frachtbriefen und Packlisten verwenden, um eingehende Waren entgegenzunehmen und sie dem Inventar hinzuzufügen. In der Regel wird die Ware vor der Abnahme geprüft, dann unterschrieben und einem bestimmten Ort innerhalb des Vorratsraums zur Lagerung zugewiesen. Die Zuordnung bestimmter Standorte erleichterte das Abrufen der Waren bei Bedarf durch verschiedene Abteilungen und minimierte das Risiko von Fehlern bei der Stückzahl.
Dank der heutigen Technologie kann der Sachbearbeiter Aktualisierungen des Versorgungsbestands schnell über eine Computerdatenbank eingeben. Die Datenbank kann so programmiert werden, dass alle Artikel identifiziert werden, die sich in der Nähe des Mindestbestellwerts befinden. Auf diese Weise kann der Sachbearbeiter Anforderungen für die Nachbestellung schnell vorbereiten und einreichen. Die Verwendung einer Versorgungsdatenbank unterstützt auch eine fortlaufende Aufgabe, die vielen Versorgungssystemen gemeinsam ist und als Zykluszahl bezeichnet wird. Im Wesentlichen ist eine Zykluszählung eine periodische physische Zählung aller Artikel im Inventar und wird verwendet, um etwaige Abweichungen zwischen den Lieferdatensätzen und der tatsächlichen Anzahl der Einheiten der einzelnen Artikel im Inventar abzugleichen. Diese Aufgabe ermöglicht es, Differenzen zu berücksichtigen, die aufgrund von Zählfehlern oder als veraltet deklarierten Teilen und anderen Ausrüstungen auftreten können, und stellt sicher, dass bei Bedarf immer die notwendigen Vorräte zur Verfügung stehen.