Cosa fa un commesso?
Gli addetti alle forniture sono persone incaricate della gestione delle aree di fornitura delle imprese in modo da garantire che tutte le forniture essenziali necessarie per il proseguimento dell'attività siano disponibili in quantità sufficienti. In genere, l'addetto alla fornitura lavorerà in collaborazione con i supervisori dipartimentali e gli agenti di acquisto per determinare la quantità di articoli diversi da tenere a portata di mano e sviluppare criteri per il riordino basato su modelli di utilizzo come mezzo per mantenere l'inventario delle forniture entro limiti ragionevoli. A tale scopo, un addetto alla fornitura gestirà i processi utilizzati per erogare gli articoli dall'inventario della stanza di approvvigionamento, condurrà periodiche riconciliazioni dell'inventario per garantire l'accuratezza dei registri della stanza di approvvigionamento e avvierà richieste per gli agenti di acquisto a cui è stato assegnato un ordine di acquisto numero e collocato con i fornitori per l'evasione dell'ordine.
Uno dei compiti principali di un addetto alla fornitura è quello di mantenere registri accurati sia del tipo che della quantità degli articoli alloggiati nella stanza di approvvigionamento. Nei decenni passati, questo veniva spesso gestito con un qualche tipo di sistema di archiviazione manuale che rendeva possibile registrare rapidamente le ricevute delle merci ricevute di recente e allo stesso tempo inviare le erogazioni di articoli a diversi dipartimenti. Come parte del processo, le persone autorizzate da tali dipartimenti compilerebbero una semplice richiesta per alcune parti o altri articoli, rilevando il dipartimento che avrebbe ricevuto tali merci. L'addetto alle forniture avrebbe utilizzato la richiesta per estrarre l'articolo e la quantità dall'inventario e consegnare tali articoli a quel rappresentante del dipartimento. A quel punto, il modulo di richiesta sarebbe aggiornato con la data e l'ora dell'erogazione, firmato dal rappresentante del dipartimento e quindi utilizzato dall'addetto alla fornitura per sottrarre tale quantità e tipo di merce dai registri dell'inventario.
Un addetto alle forniture utilizzerebbe anche copie delle polizze di carico e delle liste di imballaggio per ricevere merci in entrata e aggiungerle all'inventario. In genere, le merci vengono ispezionate prima dell'accettazione, quindi firmate e assegnate una posizione specifica all'interno del locale di approvvigionamento per lo stoccaggio. L'assegnazione di posizioni specifiche ha reso più semplice il recupero delle merci quando e secondo necessità da parte di diversi dipartimenti e ha anche ridotto al minimo le possibilità di errori nel conteggio delle unità.
Oggi la tecnologia consente all'addetto alle forniture di inserire rapidamente gli aggiornamenti dell'inventario delle forniture tramite un database di computer. Il database può essere programmato per identificare qualsiasi elemento vicino alle unità minime da tenere a portata di mano, fornendo al commesso la possibilità di preparare e inviare rapidamente le richieste per il riordino. L'uso di un database di approvvigionamento aiuta anche in un'attività in corso comune a molti sistemi di approvvigionamento, noto come conteggio dei cicli. In sostanza, un conteggio dei cicli è un conteggio fisico periodico di tutti gli articoli nell'inventario e viene utilizzato per riconciliare eventuali discrepanze che possono esistere tra i registri delle forniture e il numero effettivo di unità di ciascun articolo trovato nell'inventario. Questa attività consente di tenere conto di eventuali differenze che potrebbero verificarsi a causa di errori nel conteggio o parti e altre attrezzature che possono essere dichiarate obsolete e aiuta a garantire che i materiali di consumo essenziali siano sempre disponibili quando necessario.