Czym zajmuje się pracownik działu zaopatrzenia?
Urzędnicy zaopatrzeniowi to osoby, które są odpowiedzialne za zarządzanie obszarami zaopatrzenia firm w sposób zapewniający, że wszystkie niezbędne dostawy niezbędne do dalszego prowadzenia działalności są dostępne w wystarczających ilościach. Zazwyczaj urzędnik ds. Zaopatrzenia będzie współpracować z kierownikami departamentów i agentami zakupów w celu ustalenia ilości różnych przedmiotów do trzymania pod ręką i opracowania kryteriów ponownego zamawiania w oparciu o wzorce użytkowania jako sposobu utrzymania zapasów zaopatrzenia w rozsądnych granicach. Aby to osiągnąć, urzędnik ds. Zaopatrzenia będzie zarządzał procesami wykorzystywanymi do wypłaty towarów z zapasów magazynu zaopatrzenia, przeprowadzi okresowe uzgodnienia zapasów w celu zapewnienia dokładności zapisów w magazynie zapasów i zainicjuje zapotrzebowania na agentów zakupu, którym z kolei przypisano zamówienie zakupu numer i umieszczone u dostawców w celu realizacji zamówienia.
Jednym z głównych zadań urzędnika zaopatrzenia jest prowadzenie dokładnej ewidencji zarówno rodzaju, jak i ilości przedmiotów przechowywanych w pomieszczeniu zaopatrzenia. W przeszłości było to często zarządzane za pomocą pewnego rodzaju ręcznego systemu archiwizacji, który umożliwiał szybkie księgowanie potwierdzeń ostatnio otrzymanych towarów, a także wysyłanie wypłat towarów do różnych działów. W ramach tego procesu osoby upoważnione z tych działów wypełnią proste zapytanie dotyczące niektórych części lub innych pozycji, zwracając uwagę na dział, który otrzyma te towary. Urzędnik ds. Zaopatrzenia użyłby żądania, aby pobrać towar i ilość z zapasów i dostarczyć te towary do przedstawiciela działu. W tym momencie formularz zapytania zostanie zaktualizowany o datę i godzinę wypłaty, podpisany przez przedstawiciela działu, a następnie wykorzystany przez urzędnika zaopatrzenia do odjęcia tej ilości i rodzaju towaru od ewidencji zapasów.
Pracownik zaopatrzenia używałby również kopii listów przewozowych i list przewozowych w celu otrzymania towarów przychodzących i dodania ich do zapasów. Zazwyczaj towary były sprawdzane przed przyjęciem, a następnie podpisywane i przypisywane do miejsca przechowywania w magazynie. Przypisanie określonych lokalizacji ułatwiło wyszukiwanie towarów, kiedy i w zależności od potrzeb różnych działów, a także zminimalizowało ryzyko błędów w liczeniu jednostek.
Obecnie technologia pozwala pracownikowi działu zaopatrzenia na szybkie wprowadzanie aktualizacji do wykazu zasobów za pośrednictwem komputerowej bazy danych. Bazę danych można zaprogramować, aby zidentyfikować każdy przedmiot, który znajduje się w pobliżu minimalnej liczby jednostek, które mają pod ręką, zapewniając urzędnikowi możliwość szybkiego przygotowania i przesłania zapotrzebowań na zmianę kolejności. Korzystanie z bazy danych zaopatrzenia pomaga również w bieżącym zadaniu wspólnym dla wielu systemów zaopatrzenia, znanym jako liczba cykli. Zasadniczo liczba cykli to okresowa fizyczna liczba wszystkich pozycji w ekwipunku, która służy do pogodzenia wszelkich rozbieżności, które mogą istnieć między rekordami zaopatrzenia a rzeczywistą liczbą jednostek każdego elementu znalezioną w ekwipunku. To zadanie umożliwia uwzględnienie wszelkich różnic, które mogą wystąpić z powodu błędów w liczeniu lub części i innych urządzeń, które mogą zostać uznane za przestarzałe, a także pomaga zapewnić, że niezbędne materiały eksploatacyjne są zawsze dostępne, gdy jest to potrzebne.