Hvad gør en leverandør?
Forsyningspersoner er enkeltpersoner, der har ansvaret for at styre forsyningsområderne for virksomheder på en måde, der sikrer, at alle nødvendige forsyninger, der er nødvendige for den fortsatte drift af virksomheden, er tilgængelige i tilstrækkelige mængder. Typisk vil forsyningskontoret arbejde sammen med afdelingsledere og indkøbsagenter for at bestemme mængden af forskellige varer, der skal holdes ved hånden, og for at udvikle kriterier for ombestilling baseret på brugsmønstre som et middel til at holde forsyningsbeholdningen inden for rimelige grænser. For at opnå dette, vil en forsyningskontor styre de processer, der bruges til at udlevere genstande fra forsyningsrumsbeholdningen, gennemføre periodiske lagerafstemninger for at sikre nøjagtigheden af forsyningsrumsregistreringer og igangsætte rekvisitioner til at købe agenter, der er til gengæld tildelt en indkøbsordre nummer og placeres hos leverandører for ordreudførelse.
En af de vigtigste opgaver for en forsyningskontor er at føre nøjagtige poster over både typen og mængden af genstande, der ligger i forsyningsrummet. I årtier tidligere blev dette ofte styret med en form for manuelt arkiveringssystem, der gjorde det muligt hurtigt at indsende kvitteringer for nyligt modtagne varer, samtidig med at der blev sendt udbetalinger af varer til forskellige afdelinger. Som en del af processen udfyldte autoriserede personer fra disse afdelinger en simpel anmodning om visse dele eller andre genstande og noterede sig den afdeling, der ville modtage disse varer. Forsyningskontoret ville bruge anmodningen til at trække varen og mængden fra lageret og levere disse varer til den pågældende afdeling. På dette tidspunkt blev anmodningsformularen opdateret med dato og tidspunkt for udbetalingen, underskrevet af afdelingsrepræsentanten og derefter brugt af forsyningskontoret til at trække denne mængde og type god fra lagerregistret.
En forsyningskontor vil også gøre brug af kopier af skilt- og pakkelister for at modtage indgående varer og tilføje dem til opgørelsen. Typisk vil varerne blive inspiceret inden accept derefter blev underskrevet og tildelt et specifikt sted i forsyningsrummet til opbevaring. Tildelingen af specifikke placeringer gjorde det lettere at hente varerne, når og efter behov fra forskellige afdelinger, og minimerede også chancerne for fejl i enhedsoptællinger.
I dag tillader teknologi forhandleren hurtigt at indtaste opdateringer til forsyningsbeholdningen via en computerdatabase. Databasen kan programmeres til at identificere ethvert emne, der er i nærheden af minimumsenhederne, der skal holdes ved hånden, hvilket giver kontorist mulighed for hurtigt at forberede og indsende rekvisitioner til ombestilling. Brug af en forsyningsdatabase hjælper også i en løbende opgave, der er fælles for mange forsyningssystemer, kendt som et cyklusantal. I det væsentlige er et cyklustælling et periodisk fysisk antal af alle elementer i beholdningen og bruges til at afstemme eventuelle uoverensstemmelser, der måtte være mellem forsyningsregistret og det faktiske antal enheder for hver vare, der findes i beholdningen. Denne opgave gør det muligt at give mulighed for eventuelle forskelle, der kan opstå på grund af fejl i tælling eller dele og andet udstyr, der kan erklæres forældet, og hjælper med at sikre, at vigtige forsyninger altid er tilgængelige, når det er nødvendigt.