Hvad gør en forsyningskontor?
Forsyningskontorer er enkeltpersoner, der er tiltalt for ansvaret for at styre forsyningsområderne for virksomheder på en måde, der sikrer, at alle vigtige forsyninger, der er nødvendige for den fortsatte drift af virksomheden, er tilgængelige i tilstrækkelige mængder. Typisk vil forsyningskontoret arbejde i takt med afdelingsledere og indkøbsmidler for at bestemme mængden af forskellige varer, der skal holdes til rådighed og for at udvikle kriterier for ombestilling baseret på brugsmønstre som et middel til at holde forsyningsbeholdningen inden for rimelige grænser. For at opnå dette vil en forsyningskontor administrere de processer, der bruges til at udbetale genstande fra forsyningsrummet lagerbeholdning, udføre periodiske lagerafstemninger for at sikre nøjagtigheden af forsyningsrumsregistreringer og igangsætte rekvisitioner til at købe agenter, der er i drejet tildelt et indkøbsordrenummer og placeret med leverandører til ordreopfyldelse.
En af de vigtigste opgaver hos en forsyningskontor er at opretholde nøjagtige poster af både typen og mængden af varer, der er placeret i forsyningsrummet. I årtier tidligere blev dette ofte administreret med en eller anden form for manuelt arkiveringssystem, der gjorde det muligt hurtigt at sende kvitteringer af for nylig modtagne varer, mens de også udgav udbetalinger af varer til forskellige afdelinger. Som en del af processen ville autoriserede personer fra disse afdelinger udfylde en enkel anmodning om visse dele eller andre varer, der bemærker den afdeling, der ville modtage disse varer. Forsyningskontoret ville bruge anmodningen om at trække varen og mængden fra beholdningen og levere disse varer til denne afdelingsrepræsentant. På det tidspunkt ville anmodningsformularen blive opdateret med datoen og tidspunktet for udbetalingen, underskrevet af afdelingen repræsentant og derefter brugt af forsyningskontoret til at trække denne mængde og type god fra lagerregistret.
En forsyningskontor ville også gøre brug afKopier af regninger af ladning og pakkelister for at modtage indgående varer og tilføje dem til inventaret. Typisk vil varerne blive inspiceret, før accept derefter underskrev og tildelte et specifikt sted i forsyningsrummet til opbevaring. Tildelingen af specifikke placeringer gjorde det lettere at hente varerne, når og efter behov af forskellige afdelinger, og minimerede også chancerne for fejl i enhedstællinger.
I dag tillader teknologi forsyningskontoret at hurtigt indtaste opdateringer til forsyningsbeholdningen via en computerdatabase. Databasen kan programmeres til at identificere ethvert element, der er i nærheden af minimumsenhederne for at holde på hånden, hvilket giver kontorist muligheden for hurtigt at forberede og indsende rekvisitioner til ombestilling. Brug af en forsyningsdatabase hjælper også med en igangværende opgave, der er fælles for mange forsyningssystemer, kendt som et cyklusantal. I det væsentlige er et cyklustælling et periodisk fysisk antal af alle varer i beholdningen og bruges til at forene eventuelle uoverensstemmelser, der måtte eksistereMellem forsyningsregistret og det faktiske antal enheder af hver vare, der findes i beholdningen. Denne opgave gør det muligt at muliggøre forskelle, der kan forekomme på grund af fejl i tælling eller dele og andet udstyr, der kan erklæres forældede, og AIDS med at sikre, at vigtige forsyninger altid er tilgængelige, når det er nødvendigt.