Wat zijn de verschillende methoden voor grootboekbeheer?
Grootboekbeheer is een proces waarbij bedrijven toezicht houden op de registratie en rapportage van financiële cijfers in hun boekhouding. Verschillende soorten managementsystemen kunnen voor een bedrijf bestaan om zijn financiële integriteit te behouden. Enkele verschillende grootboekbeheersystemen kunnen financiële boekhouding, interne en externe audits of functiescheiding omvatten. De eigenaar, leidinggevenden of financieel directeur van een bedrijf kunnen verantwoordelijk zijn voor het opstellen van deze richtlijnen. Als het grootboek niet goed wordt beheerd, kan dit leiden tot een slechte financiële rapportage voor een bedrijf.
Standaard financiële boekhoudpraktijken behoren tot de meest gebruikelijke methoden die een bedrijf kan toepassen voor grootboekbeheer. Deze praktijken omvatten het gebruik van grootboeken, tijdschriften, financiële rekeningen en andere boekhoudhulpmiddelen. Accountants zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de gegevens die zijn vastgelegd in deze verschillende boekhoudhulpmiddelen. Op specifieke tijdstippen gedurende de maanden stemmen accountants de boekhoudkundige gegevens op elkaar af en beoordelen deze op nauwkeurigheid, waarbij het grootboek op systematische wijze wordt beheerd. Supervisors en anderen voeren de laatste beoordeling voor dit proces uit in een bedrijf.
Interne en externe audits zijn andere manieren waarop een bedrijf grootboekbeheer kan uitvoeren. Interne audits vereisen het gebruik van werknemers die niet verbonden zijn aan de boekhoudafdeling om de boekhoudboeken te controleren. Hierdoor kan het hoger management van het bedrijf ervoor zorgen dat de accountants de juiste financiële transacties afhandelen. Een externe audit vereist het gebruik van een extern accountantskantoor om de boekhoudkundige boeken van het bedrijf te controleren om ervoor te zorgen dat het voldoet aan de nationale boekhoudnormen. Dit grootboekbeheerproces is bedoeld voor externe belanghebbenden, zodat zij kunnen begrijpen hoe goed het bedrijf financiële transacties beheert.
Om fraude en verduistering goed te kunnen waarborgen, houdt een bedrijf zich vaak bezig met functiescheiding. Deze boekhoudpraktijk beperkt het aantal boekhoudkundige taken dat een persoon in het bedrijf kan uitvoeren. Grootboekbeheer kan veel verschillende activiteiten omvatten, dus één persoon kan proberen fraude te plegen en deze vervolgens verbergen. Bijvoorbeeld, het verzamelen en tellen van contant geld, het schrijven en boeken van deposito's en het verzenden van het geld naar de bank zijn allemaal gebruikelijke activiteiten voor contant geldbeheer. Eén medewerker die al deze activiteiten uitvoert, krijgt mogelijk de gelegenheid om geld te verduisteren zonder dat het hem wordt opgevallen.
Grootboekbeheer is een proces dat zich in de loop van de tijd ontwikkelt. Naarmate een bedrijf groeit en groeit, groeit ook de boekhoudmethode. Bedrijven moeten nieuwe en effectieve manieren vinden om dagelijkse boekhoudtaken te beheren. Het inhuren van medewerkers en het maken van boekhoudhandleidingen behoren tot de meest gebruikelijke manieren om dit te bereiken.