Quelles sont les différentes méthodes de gestion du grand livre?
La gestion du grand livre est un processus par lequel les entreprises supervisent l’enregistrement et la présentation des chiffres financiers dans leurs livres de comptabilité. Différents types de systèmes de gestion peuvent être en place pour permettre à une entreprise de préserver son intégrité financière. Quelques systèmes de gestion de grand livre différents peuvent inclure la comptabilité financière, les audits internes et externes, ou la séparation des tâches. Le propriétaire, les dirigeants ou le directeur financier de la société peuvent être responsables de l’établissement de ces directives. Si vous ne gérez pas correctement le grand livre, une entreprise peut générer des états financiers médiocres.
Les pratiques de comptabilité financière standard sont parmi les méthodes les plus courantes utilisées par une entreprise pour la gestion de grand livre. Ces pratiques incluent l’utilisation de grands livres, de journaux, de comptes financiers et d’autres outils comptables. Les comptables sont responsables de la supervision des données enregistrées dans ces différents outils de comptabilité. À des moments précis au cours des mois, les comptables rapprochent et vérifient l'exactitude des livres de comptabilité, en gérant le grand livre général de manière systématique. Les superviseurs et autres effectuent la révision finale de ce processus dans une entreprise.
Les audits internes et externes sont d’autres moyens par lesquels une entreprise peut s’engager dans la gestion du grand livre. Les audits internes requièrent l’utilisation d’employés non associés au service de la comptabilité pour examiner les livres de comptabilité. Cela permet à la direction de l'entreprise de s'assurer que les comptables traitent correctement les transactions financières. Un audit externe nécessite le recours à un cabinet comptable externe pour examiner les livres comptables de l'entreprise afin de s'assurer qu'il est conforme aux normes comptables nationales. Ce processus de gestion du grand livre est destiné aux parties prenantes externes, leur permettant de comprendre dans quelle mesure la société gère bien les transactions financières.
Afin d’assurer correctement l’absence de fraude et de détournement de fonds, une entreprise procède souvent à une séparation des tâches. Cette pratique comptable limite le nombre de tâches comptables qu'une personne peut effectuer dans l'entreprise. La gestion du grand livre général peut impliquer de nombreuses activités différentes, de sorte qu'une personne peut tenter de frauder puis de la dissimuler. Par exemple, la collecte et le calcul d'espèces, l'écriture et l'enregistrement de dépôts et l'envoi de l'argent à la banque sont des activités courantes de gestion de trésorerie. Un employé qui effectue toutes ces activités peut avoir la possibilité de détourner des fonds sans se faire remarquer.
La gestion du grand livre est un processus qui évolue avec le temps. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit et se développe, ses pratiques comptables évoluent également. Les entreprises devront trouver des moyens nouveaux et efficaces de gérer les tâches comptables quotidiennes. L'embauche d'employés et la création de manuels de comptabilité comptent parmi les moyens les plus courants d'y parvenir.