Jaké jsou různé metody správy hlavní knihy?
Správa hlavní knihy je proces, ve kterém společnosti dohlížejí na zaznamenávání a vykazování finančních údajů ve svých účetních knihách. Pro společnost mohou být zavedeny různé typy systémů řízení, aby si zachovala svou finanční integritu. Několik různých systémů správy hlavních účtů může zahrnovat finanční účetnictví, interní a externí audity nebo oddělení povinností. Za stanovení těchto pokynů může být odpovědný vlastník společnosti, vedoucí pracovníci nebo finanční ředitel. Nesprávné řízení hlavní knihy může mít za následek špatné finanční vykazování společnosti.
Standardní postupy finančního účetnictví patří k nejčastějším metodám, které může společnost zapojit do správy hlavní knihy. Tyto postupy zahrnují použití účetních knih, časopisů, finančních účtů a dalších účetních nástrojů. Účetní jsou povinni dohlížet na data zaznamenaná v těchto různých účetních nástrojích. Ve specifických dobách v průběhu měsíce účetní porovnávají a kontrolují přesnost účetních knih a systematicky řídí hlavní knihu. Dozorčí orgány a další provádějí závěrečnou kontrolu tohoto procesu ve společnosti.
Interní a externí audity jsou další způsoby, jakými se společnost může zapojit do správy hlavní knihy. Interní audity vyžadují pro kontrolu účetních knih použití zaměstnanců, kteří nejsou spojeni s účetním oddělením. To umožňuje vrcholovému vedení společnosti zajistit, aby účetní řádně zpracovávali finanční transakce. Externí audit vyžaduje použití externí účetní firmy k revizi účetních knih společnosti, aby se zajistilo, že splňuje národní účetní standardy. Tento proces správy účetní knihy je určen externím zúčastněným stranám, což jim umožňuje pochopit, jak dobře společnost řídí finanční transakce.
Za účelem řádného zajištění nepřítomnosti podvodu a zpronevěry se společnost často podílí na oddělení povinností. Tato účetní praxe omezuje počet účetních povinností, které může jednotlivec splnit ve společnosti. Obecná správa účetní knihy může zahrnovat mnoho různých činností, takže jeden jednotlivec se může pokusit spáchat podvod a poté jej zakrýt. Například sběr a počítání hotovosti, psaní a účtování vkladů a zasílání peněz do banky jsou běžné činnosti v oblasti správy hotovosti. Jeden zaměstnanec, který dokončí všechny tyto činnosti, může mít možnost zpronevěřit finanční prostředky, aniž by si toho všiml.
Správa hlavní knihy je proces, který se postupem času vyvíjí. Jak společnost roste a rozšiřuje se, tak budou i její účetní postupy. Společnosti budou muset najít nové a efektivní způsoby řízení každodenních účetních úkolů. Najímání zaměstnanců a vytváření účetních příruček patří mezi nejčastější způsoby, jak toho dosáhnout.