Wat is een balans?
Als een van de meest elementaire van alle boekhoudkundige documenten, is de balans eenvoudig een snel en gemakkelijk te lezen samenvatting van de financiële toestand van een individu, bedrijf, non-profit organisatie of een overheidsdienst of -agentschap. De focus van de balans is om een momentopname te geven van alle vlottende activa en passiva van de entiteit, met het oog op inzicht in de netto waarde van de entiteit.
Soms aangeduid als een toestandsverklaring, is de structuur van een balans meestal heel eenvoudig. De meest elementaire balans neigt om activa te groeperen onder specifieke koppen aan de linkerkant van het document. Activa worden geïdentificeerd door naam in één kolom, met onmiddellijk een tweede kolom die de waarde van het activum bevat. Vaak is er een subtotaal van de groep en vervolgens een totaal van activa aan het einde van de kolom. De structuur voor passiva volgt hetzelfde basispatroon. Verplichtingen zijn gegroepeerd aan de rechterkant van de balans, volgens standaard boekhoudpraktijken. Aan elke individuele verplichting wordt een waarde toegewezen en vervolgens wordt een subtotaal van de groep berekend. Het eindtotaal van de kortlopende schulden wordt onderaan het blad vastgelegd.
Balansen zijn een van de meest bruikbare vormen van boekhoudkundige documenten en kunnen in alles worden gebruikt, van individuele thuisbudgetten tot bedrijven met meerdere niveaus. Personen die soms in de war raken door het boekhoudproces, kunnen meestal zonder problemen de balans lezen. Deze eenvoudige benadering van financiële registratie maakt het voor iedereen mogelijk, van een tiener die zijn of haar parttime inkomsten en uitgaven wil bijhouden tot en met krachtige investeerders, om gemakkelijk hun huidige financiële toestand te begrijpen.
Het is niet moeilijk om dit soort financiële overzichten te leren maken. In elk basisboek wordt het proces in slechts enkele stappen beschreven. Er zijn een aantal gratis elektronische balansdocumenten op internet beschikbaar om te downloaden. Ten slotte is het eenvoudig om een balans te maken met behulp van de spreadsheetsoftware die is opgenomen in de tekstverwerkingspakketten die deel uitmaken van de standaardprogramma's op elke nieuwe computer. Zelfs iemand die geïntimideerd is door het proces van boekhouding, zal merken dat een balans gemakkelijk te onderhouden is en zeker helpt om de persoon of entiteit op de hoogte te houden van de huidige stand van de relevante financiën.