Wat is een incassomemorandum?

Een debetnota is een boekhoudinstrument dat voor verschillende doeleinden wordt gebruikt. Het dient als een middel voor financiële instellingen, zoals banken, om hun klanten op de hoogte te stellen van wijzigingen in hun rekeningsaldi als gevolg van een intern gegenereerde transactie die mogelijk niet is opgenomen in de meer gebruikelijke typen kosten die aan de rekeningen van dergelijke klanten toekomen. De faciliteit wordt ook door bedrijven gebruikt als middel om een ​​onbalans in de eerder uitgegeven kosten voor een transactie te corrigeren.

Soms maken bedrijven fouten door hun klanten een bedrag in rekening te brengen dat lager kan zijn dan de werkelijke prijs voor een service of product. Wanneer dit gebeurt, kan het bedrijf besluiten om een ​​dergelijke fout aan te pakken door een debetnota te gebruiken. In dit geval bevat het debetnota alleen het verschil tussen het eerder in rekening gebrachte bedrag en het werkelijke bedrag, dat als factuur aan de klant wordt uitgegeven. Het bedrijf dat een dergelijk debetnota uitgeeft, heeft mogelijk ook geen rekening gehouden met enkele factoren die van invloed zijn op de prijs van de grondstof bij de afgifte van de originele factuur, waardoor het nodig was om het werkelijke bedrag opnieuw te berekenen en aan de klant toe te rekenen voor de overmaking van betaling.

Een andere aanvraag voor een debetnota is een vergoeding die door een bank aan de rekening van een rekeninghouder wordt toegewezen, anders dan de gebruikelijke kosten. Een bank kan bijvoorbeeld een bepaald bedrag van het saldo van een rekeninghouder afschrijven als een boete voor het uitgeven van gestuiterde cheques. In een dergelijk geval zal de bank een debetnota uitgeven aan de getroffen klant, die hem of haar op de hoogte brengt van de inhoudingen, de aard van de inhoudingen en het huidige saldo op de rekening van de deposant. Soms geeft de bank een debetnota uit wanneer zij wat geld van de rekening van de klant afschrijft als servicekosten voor het onderhouden van de rekening.

Op andere momenten kan de reden voor het genereren van deze tool te wijten zijn aan een fout van de kant van de accountants bij het afstemmen van de bedrijfsrekeningen. In dit soort gevallen zullen de accountants de fout goedmaken door het gebruik van een debetnota. Gewoonlijk zullen dergelijke fouten in de afstemming het totale saldo op de rekening overschatten, of het kan te wijten zijn aan enkele fouten bij het in rekening brengen van de klanten voor diensten en goederen die het totale saldo hebben verhoogd.