Wat is een leveringsbericht?

Een afleveringsbericht is een formele kennisgeving van de ene partij aan de andere dat producten die gepland zijn voor aflevering in feite op een specifieke datum worden afgeleverd. De term wordt vaak gebruikt in zakelijke instellingen om kopers te laten weten dat bestelde producten onderweg zijn en naar verwachting op of op een bepaalde datum aankomen. In situaties waarbij sprake is van investeringen, is een leveringsbericht vaak gebruikelijk bij futurescontracten, waarbij de houder van het contract de clearing house op de hoogte stelt van het voornemen om het contract af te wikkelen en de goederen op een bepaalde datum af te leveren.

In al zijn incarnaties maakt een afleveringsbericht het mogelijk om de specifieke intentie met betrekking tot de levering van een bedrijf of product te documenteren. Er is geen enkele juiste manier om dit type kennisgeving te structureren, hoewel het document altijd de gespecificeerde datum zal bevatten waarop de levering zal plaatsvinden. Afhankelijk van de aard van de betrokken producten kan het document heel kort en bondig zijn. In situaties waar specifieke instructies met betrekking tot de levering vereist zijn, kan de tekst van het document vrij gedetailleerd zijn. In sommige landen zijn er voorschriften die ten minste een deel van de bewoordingen regelen die zijn opgenomen in een standaard afleveringsbericht, hoewel het formaat vaker wordt bepaald door geaccepteerde praktijken die gelden in de cultuur waarin de transactie plaatsvindt.

Bij een investeringssituatie zoals een futures-contract dient het bericht van levering om de belegger in staat te stellen te weten wanneer de via het contract gekochte goederen aan het clearing house zullen worden afgeleverd. Dit maakt het mogelijk voor de belegger om plannen te maken om de grondstof te slaan of mogelijk met winst te verkopen. De kennisgeving dient ook om de belegger te herinneren aan eventuele resterende verplichtingen die hij of zij jegens de verkoper heeft, waardoor deze verplichtingen tijdig kunnen worden afgewikkeld en het contract volledig kan worden voltooid.

Degenen die een afleveringsbericht voorbereiden en verzenden, profiteren ook van het gebruik van dit type document. Door een leverdatum op te geven, verbindt de verkoper zich ertoe de transactie tegen die datum te voltooien. Dit leidt op zijn beurt tot de interne processen die nodig zijn om te voldoen aan het convenant in de tekst van het document. Een leverancier die bijvoorbeeld op een specifieke datum de levering van goederen aan een klant belooft, zal die verplichting gebruiken om productiehandelingen zo te regelen dat de goederen beschikbaar zijn, en vervolgens de verzending van die goederen regelen zodat ze uiterlijk op de in de levering genoemde datum aankomen merk op.