Wat is een toestandsverklaring?

Een toestandsverklaring is een document dat functioneert als samenvatting van de algehele financiële toestand van een bedrijf of andere entiteit. Het overzicht is meestal verdeeld in twee secties, waardoor het relatief eenvoudig is om de huidige bezittingen te vergelijken met het bedrag aan uitstaande verplichtingen. In veel opzichten lijkt het toestandsoverzicht erg veel op een standaardbalans die in de boekhouding wordt bewaard en wordt het soms beschouwd als niets anders dan een iets andere versie van een balans.

Het doel van een toestandsverklaring is om een ​​proactief document te maken waarmee het vermogen van het bedrijf of de organisatie snel kan worden bepaald. Om deze taak te volbrengen, zal het eerste deel van het document betrekking hebben op alle activa die momenteel in eigendom zijn. Dit omvat verschillende soorten onroerend goed, waaronder kantoorgebouwen, productiefaciliteiten of zelfs onontwikkeld land. Andere activa zoals effecten en kassaldi op verschillende rekeningen worden ook vermeld. In wezen wordt elk actief dat relatief gemakkelijk in contanten kan worden omgezet, opgenomen in de inventaris van productieve activa.

In het tweede deel van een staat van onderhoud worden alle uitstaande verplichtingen vermeld. Dit kan hypotheken, zakelijke leningen, eigen vermogen of andere soorten verplichtingen zijn waarvoor de entiteit op enig moment in de toekomst verantwoordelijk is voor de terugbetaling. Zodra een volledig rooster van verplichtingen is gecreëerd, is het een gemakkelijke taak om het bedrag van de activa te vergelijken met dat van de verplichtingen en het nettowaarde van de organisatie te bepalen.

Een toestandsverklaring is soms vereist wanneer een bedrijf een lening van een bepaald type zoekt, of wanneer er sprake is van een overname of fusie met een ander bedrijf. Elk regelitem in het overzicht wordt ondersteund door documentatie in de boekhoudbescheiden die door de organisatie worden bijgehouden, waardoor het heel eenvoudig is om elk cijfer dat onder de activa of passiva staat te controleren. In deze zin dient de toestandsverklaring hetzelfde doel als een balans.

Sommige bedrijven stellen periodiek een toestandsverklaring op om snel een momentopname van de huidige financiële toestand van het bedrijf te verkrijgen. Door de uitsplitsing van activa te beoordelen en deze te vergelijken met de verplichtingen, kunnen bedrijfseigenaren bepalen of het bedrijf terrein lijkt te verliezen, zijn status behoudt of een periode van groei doormaakt. In het geval dat de details in de verklaring aangeven dat het bedrijf stagneert of een daling van het vermogen begint te boeken, maakt het herzien van de informatie het mogelijk om te beginnen met brainstormen over ideeën om deze toestand te verbeteren tijdens de komende boekhoudperiode.