Wat is een orderontvangst?
Een bestelbon is een document dat informatie geeft over de details van een bestelling en bevestigt dat deze is ontvangen door het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Het kan per e-mail of fax worden bevestigd en komt soms per post binnen wanneer de doorlooptijd van een bestelling aanzienlijk is. Het biedt een kennisgeving aan de koper over de details van de bestelling en heeft meestal informatie over hoe deze te annuleren of te wijzigen, indien nodig, vaak met behulp van een retourbon die bij de kwitantie is meegeleverd voor het gemak.
Een typische orderontvangstbon moet de naam en contactgegevens van de verzender en verkoper vermelden en de items in de bestelling vermelden. Het bevat een geschatte verzend- en leverdatum, indien van toepassing, en het bedrag van de bestelling, inclusief belasting, verzendkosten, administratiekosten en andere kosten. Als de koper een fout vindt, kan hij deze corrigeren voordat de bestelling daadwerkelijk wordt gevuld, waardoor een kostbaar retourproces overbodig wordt, waarbij de goederen teruggaan naar de verzender omdat er een fout is gemaakt.
De orderontvangst moet ook de algemene voorwaarden van de bestelling bespreken. Het bevat informatie over het wijzigen van bestellingen, het retourneren of ruilen van artikelen nadat ze zijn ontvangen en het betalen voor de bestelling. Betalingsvoorwaarden kunnen variëren van een nota die aangeeft dat de bestelling volledig is betaald tot een nota dat deze wordt geleverd met netto 90 levering, waardoor de koper 90 dagen de tijd heeft om de bestelling te betalen. Als er speciale aanwijzingen zijn, zoals de noodzaak om iemand fysiek aanwezig te hebben op een adres om de items te ontvangen, worden deze ook in de orderontvangst opgenomen.
Online winkelwagentje en betalingssystemen worden meestal geleverd met een orderontvangstgenerator die een e-mail kan verzenden zodra een bestelling is geplaatst en bevestigd. De koper ontvangt de e-mail voor beoordeling en heeft meestal een smal tijdvenster om wijzigingen aan te brengen, tenzij items zijn nabesteld of nog niet zijn vrijgegeven. Automatische bestellingen van deze aard kunnen ook per e-mail worden verzonden met telefoon- of faxbestellingen, als de klant een e-mailadres voor contactinformatie opgeeft.
Het is belangrijk om een bestelbon zorgvuldig te controleren om te controleren op fouten. Als er problemen zijn, moet de verzender onmiddellijk op de hoogte worden gebracht, zodat eventuele noodzakelijke wijzigingen kunnen worden aangebracht. Het is ook raadzaam om de algemene voorwaarden te lezen om vertrouwd te raken met het proces voor retourneringen, klachten en andere problemen die zich tijdens het proces kunnen voordoen.