Che cos'è una ricevuta dell'ordine?
Una ricevuta d'ordine è un documento che fornisce informazioni sui dettagli di un ordine e conferma che è stato ricevuto dalla società responsabile dell'esecuzione. Può arrivare tramite e-mail o fax di conferma e talvolta arriva per posta quando i tempi di consegna di un ordine sono considerevoli. Offre un avviso all'acquirente in merito alle specifiche dell'ordine e di solito contiene informazioni su come annullarlo o modificarlo, se necessario, spesso utilizzando una distinta di reso inclusa nella ricevuta per comodità.
Una ricevuta d'ordine tipica dovrebbe elencare il nome e le informazioni di contatto per lo spedizioniere e il venditore e specificare gli articoli nell'ordine. Includerà una data di spedizione e di consegna stimata, se del caso, e l'importo dell'ordine, comprese le tasse, la spedizione, le spese di gestione e qualsiasi altra spesa. Se l'acquirente rileva un errore, può correggerlo prima che l'ordine venga effettivamente evaso, eliminando la necessità di un costoso processo di restituzione in cui la merce torna allo spedizioniere a causa di un errore.
La ricevuta dell'ordine dovrebbe anche discutere i termini e le condizioni dell'ordine. Include informazioni sulla modifica degli ordini, sulla restituzione o lo scambio di articoli dopo che sono stati ricevuti e sul pagamento dell'ordine. I termini di pagamento possono variare da una nota che indica che l'ordine è stato pagato per intero a una nota che viene fornita con una consegna netta di 90, consentendo all'acquirente 90 giorni di pagare. Se ci sono indicazioni speciali, come la necessità di avere qualcuno fisicamente presente a un indirizzo per ricevere gli articoli, questi andranno anche nella ricevuta dell'ordine.
Il carrello della spesa online e i sistemi di pagamento in genere sono dotati di un generatore di ricevuta dell'ordine che può inviare un'e-mail non appena un ordine viene effettuato e confermato. L'acquirente riceverà l'e-mail per la revisione e di solito ha una finestra temporale ristretta per apportare eventuali modifiche, a meno che gli articoli non siano stati arretrati o non siano ancora stati rilasciati. Gli ordini automatici di questa natura possono anche essere inviati via email con ordini telefonici o via fax, se il cliente fornisce un indirizzo e-mail per le informazioni di contatto.
È importante esaminare attentamente una ricevuta dell'ordine per verificare la presenza di errori. In caso di problemi, lo spedizioniere deve essere avvisato immediatamente in modo da poter apportare tutte le modifiche necessarie. Si consiglia inoltre di rivedere i termini e le condizioni per acquisire familiarità con il processo per resi, reclami e altri problemi che possono sorgere durante il processo.