Was ist ein Auftragseingang?
Ein Auftragseingang ist ein Dokument, das Informationen zu den Details eines Auftrags enthält und bestätigt, dass er beim für die Ausführung verantwortlichen Unternehmen eingegangen ist. Es kann per E-Mail oder Fax bestätigt werden und kommt manchmal per Post an, wenn die Vorlaufzeit für eine Bestellung erheblich ist. Sie informiert den Käufer über die Einzelheiten der Bestellung und enthält in der Regel Informationen zum Stornieren oder Ändern der Bestellung, wobei der Einfachheit halber häufig ein Rückschein verwendet wird, der der Quittung beigefügt ist.
Ein typischer Bestellbeleg sollte den Namen und die Kontaktinformationen für den Versender und den Verkäufer enthalten und die Artikel in der Bestellung angeben. Sie enthält gegebenenfalls einen voraussichtlichen Versand- und Liefertermin sowie den Bestellbetrag, einschließlich Steuern, Versandkosten, Bearbeitungsgebühren und sonstiger Kosten. Wenn der Käufer einen Fehler feststellt, kann er diesen korrigieren, bevor die Bestellung tatsächlich ausgeführt wird, sodass kein kostspieliger Rücksendevorgang erforderlich ist, bei dem die Waren aufgrund eines Fehlers an den Versender zurückgesandt werden.
Auf dem Bestellbeleg sollten auch die Bestellbedingungen aufgeführt sein. Es enthält Informationen zum Ändern von Bestellungen, zum Zurücksenden oder Umtauschen von Artikeln nach deren Eingang und zum Bezahlen der Bestellung. Die Zahlungsbedingungen können von einem Vermerk über die vollständige Bezahlung der Bestellung bis zu einem Vermerk über die Lieferung netto 90 variieren, sodass der Käufer 90 Tage Zeit hat, die Bestellung zu bezahlen. Wenn besondere Anweisungen vorliegen, z. B. die Notwendigkeit, dass jemand an einer Adresse anwesend ist, um die Artikel zu erhalten, gehen diese ebenfalls in den Bestellbeleg ein.
Online-Warenkorb- und Zahlungssysteme werden normalerweise mit einem Bestellbeleggenerator geliefert, der eine E-Mail senden kann, sobald eine Bestellung aufgegeben und bestätigt wurde. Der Käufer erhält die E-Mail zur Überprüfung und hat normalerweise ein enges Zeitfenster, um Änderungen vorzunehmen, es sei denn, die Artikel sind nachbestellt oder noch nicht freigegeben. Automatische Bestellungen dieser Art können auch mit Telefon- oder Faxbestellungen per E-Mail versendet werden, wenn der Kunde eine E-Mail-Adresse für Kontaktinformationen angibt.
Es ist wichtig, eine Auftragsbestätigung sorgfältig zu prüfen, um Fehler festzustellen. Bei Problemen ist der Spediteur unverzüglich zu benachrichtigen, damit die erforderlichen Änderungen vorgenommen werden können. Es ist auch ratsam, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu lesen, um sich mit dem Verfahren für Rücksendungen, Beschwerden und andere Probleme, die während des Verfahrens auftreten können, vertraut zu machen.