Qu'est-ce qu'un reçu de commande?
Un reçu de commande est un document qui fournit des informations sur les détails d'une commande et confirme que celle-ci a bien été reçue par la société chargée de l'exécuter. Il peut arriver par confirmation par e-mail ou par fax, et arrive parfois par courrier lorsque le délai d'exécution d'une commande est considérable. Il offre à l'acheteur un préavis sur les détails de la commande et donne généralement des informations sur la manière de l'annuler ou de la modifier, si nécessaire, souvent à l'aide du bordereau de retour joint au reçu pour plus de commodité.
Un récépissé de commande typique doit indiquer le nom et les coordonnées de l'expéditeur et du vendeur, ainsi que les éléments de la commande. Il inclura une date d'expédition et de livraison estimée, le cas échéant, et le montant de la commande, y compris les taxes, l'expédition, les frais de manutention et tous autres frais. Si l'acheteur trouve une erreur, il peut la corriger avant que la commande ne soit réellement exécutée, ce qui élimine la nécessité d'un processus de retour coûteux, dans lequel les marchandises sont renvoyées à l'expéditeur, car une erreur a été commise.
Le récépissé de la commande doit également indiquer les conditions générales de la commande. Il contient des informations sur les modifications de commande, le retour ou l’échange d’articles après leur réception et le paiement de la commande. Les conditions de paiement peuvent varier d’une note indiquant que la commande est payée dans son intégralité à une note indiquant qu’elle est livrée avec une livraison nette de 90, permettant à l’acheteur de payer celle-ci dans un délai de 90 jours. S'il existe des instructions spéciales, telles que la nécessité d'avoir une personne physiquement présente à une adresse pour recevoir les articles, celles-ci figureront également dans le bon de commande.
Les systèmes de panier d'achat en ligne et de paiement sont généralement fournis avec un générateur de reçu de commande pouvant envoyer un courrier électronique dès qu'une commande est passée et confirmée. L'acheteur recevra le courrier électronique pour examen et dispose généralement d'une fenêtre de temps restreinte pour apporter des modifications, sauf si les articles sont en rupture de stock ou non encore publiés. Les commandes automatiques de cette nature peuvent également être envoyées par courrier électronique avec des commandes par téléphone ou par fax, si le client fournit une adresse électronique pour les informations de contact.
Il est important d’examiner attentivement le reçu de commande afin de détecter les erreurs éventuelles. En cas de problème, l'expéditeur doit en être immédiatement informé afin que les modifications nécessaires puissent être apportées. Il est également conseillé de revoir les conditions générales afin de se familiariser avec le processus de retour, les plaintes et les autres problèmes pouvant survenir au cours du processus.