Hvad er en ordrekvittering?
En ordrekvittering er et dokument, der indeholder oplysninger om detaljerne i en ordre og bekræfter, at den er modtaget af det firma, der er ansvarligt for at udføre den. Det kan komme via e-mail eller faxbekræftelse og ankommer sommetider i posten, når leveringstiden på en ordre er betydelig. Det giver meddelelse til køberen om ordrens detaljer og har normalt oplysninger om, hvordan man annullerer eller ændrer den, om nødvendigt, ofte ved hjælp af en returseddel, der følger med kvitteringen for nemheds skyld.
En typisk ordrekvittering skal angive navn og kontaktoplysninger for afsenderen og sælgeren og specificere varerne i ordren. Det vil omfatte en anslået skibs- og leveringsdato, hvis relevant, og størrelsen af ordren, inklusive skat, forsendelse, ekspeditionsomkostninger og eventuelle andre udgifter. Hvis køberen finder en fejl, kan hun rette den, inden ordren faktisk udfyldes, hvilket fjerner behovet for en kostbar returproces, hvor varerne vender tilbage til afsenderen, fordi der blev begået en fejl.
Ordrekvitteringen skal også drøfte ordrebetingelserne. Det inkluderer information om ændring af ordrer, returnering eller udveksling af varer efter modtagelsen og betaling for ordren. Betalingsbetingelser kan variere fra en note, der angiver, at ordren betales fuldt ud til en note, at den leveres med netto 90 levering, hvilket giver køberen 90 dage at betale den. Hvis der er specielle retninger, såsom behovet for at have nogen fysisk til stede på en adresse for at modtage varerne, vil disse også gå i ordrekvitteringen.
Online indkøbskurv og betalingssystemer leveres typisk med en ordrekvitteringsgenerator, der kan sende en e-mail, så snart en ordre er placeret og bekræftet. Køberen vil modtage e-mailen til gennemgang og har normalt et smalt tidsvindue til at foretage ændringer, medmindre varerne er ordrebestilt eller endnu ikke frigivet. Automatiske ordrer af denne art kan også e-mailes med telefon- eller faxordrer, hvis kunden giver en e-mail-adresse til kontaktoplysninger.
Det er vigtigt at gennemgå en ordrekvittering nøje for at kontrollere for fejl. Hvis der er problemer, skal afsenderen straks underrettes, så eventuelle nødvendige ændringer kan foretages. Det tilrådes også at gennemgå vilkårene og betingelserne for at blive fortrolige med processen for retur, klager og andre problemer, der kan opstå under processen.