Wat is sponsoring van een conferentie?

Conferentiesponsoring is het beschikbaar stellen van financiering om te helpen bij conferentiekosten, in ruil voor promoties zoals het noemen van de sponsor op conferentiemateriaal. Dit kan een goede public relations-beweging zijn voor bedrijven die geïnteresseerd zijn in het presenteren van een positief imago aan de gemeenschap, en het zal conferenties waardevolle ondersteuning bieden. Organisatoren van conferenties kunnen sponsors benaderen om hulp te vragen, of sponsors kunnen een voorstel voor een conferentie samenstellen die zij zullen sponsoren, en samenwerken met professionals uit de industrie om dit te organiseren.

Conferentiesponsoring valt meestal uiteen in verschillende niveaus, afhankelijk van de hoeveelheid financiële ondersteuning die ze bieden. Grote sponsors bieden aanzienlijke bedragen en een conferentie kan er slechts één of een groep hebben. Kleine sponsoren bieden een aantal gelden, maar niet zoveel. Hoofdsponsors kunnen gelijkwaardig betalen met de conferentie zelf over promotiemateriaal, met vermeldingen in advertenties, programma's en public relations-communicatie zoals persberichten. Kleine sponsoren worden meestal vermeld in erkenningen in programma's en op websites.

Bedrijven kunnen verschillende conferenties in een bepaald jaar op verschillende niveaus sponsoren, met als doel hun namen bekender te maken. Het kan een goede vorm van publieksbereik zijn op professionele conferenties voor mensen die waarschijnlijk de producten van een bedrijf willen gebruiken; bijvoorbeeld, bedrijven in de voedingsindustrie sponsoren vaak voedselexposities, conferenties over voeding, enzovoort. Sponsoring van conferenties kan ook een maatregel zijn om public relations te herstellen of te verbeteren; een technologiebedrijf zou bijvoorbeeld een conferentie over vrouwen in technologie kunnen sponsoren om aan te tonen dat het zich inzet om de kansen voor vrouwen op dit gebied te verbeteren.

Organisatoren die sponsoring van de conferentie willen, moeten een gedetailleerd voorstel samenstellen. Het voorstel schetst de geplande conferentie en bijbehorende evenementen, geeft informatie over wie aanwezig zal zijn en toont potentiële sponsors hoe hun financiering de conferentie zou ondersteunen. Het biedt ook informatie over de voordelen die beschikbaar zijn op verschillende sponsorniveaus, zoals vermeldingen in een programma, weergave van hun logo's op conferentiemateriaal, enzovoort.

Grote bedrijven krijgen doorgaans jaarlijks veel meer aanvragen voor sponsoring van conferenties dan mogelijk is. Ambtenaren komen bijeen om verzoeken te bespreken en de meest veelbelovende te selecteren voor verdere discussie en eventuele goedkeuring. Als een bedrijf geen financiële ondersteuning kan bieden, kan het in natura donaties geven voor erkenningen en om een ​​goed imago in de gemeenschap te behouden. Deelnemen aan liefdadigheidsactiviteiten levert belastingaftrek op en verhoogt ook de positieve perceptie van sponsors van conferenties.