Vad är konferens sponsring?

Konferens sponsring är tillhandahållande av finansiering för att hjälpa till med konferenskostnader, i utbyte mot kampanjer som att namnge sponsorn på konferensmaterial. Detta kan vara ett bra PR-drag för företag som är intresserade av att presentera en positiv bild för samhället, och det kommer att ge konferenser värdefull finansieringsstöd. Arrangörerna för konferenser kan kontakta sponsorer för att be om hjälp, eller sponsorer kan sätta ihop ett förslag till en konferens som de kommer att gå med på att sponsra, och arbeta med branschfolk för att organisera det.

Vanligtvis faller konferens sponsring i flera olika nivåer, beroende på hur mycket ekonomiskt stöd de erbjuder. Stora sponsorer tillhandahåller betydande finansieringsbelopp, och en konferens kan ha bara en eller en grupp. Mindre sponsorer erbjuder några pengar, men inte så mycket. Stora sponsorer kan få lika fakturering med själva konferensen om reklammaterial, med omnämnanden i annonser, program och PR-kommunikation som pressmeddelanden. Mindre sponsorer listas vanligtvis i kvitteringar i program och på webbplatser.

Företag kan sponsra flera konferenser under ett visst år på olika nivåer, med målet att göra sina namn mer kända. Det kan vara en bra form av offentligt uppsökande på professionella konferenser för personer som sannolikt kommer att använda ett företags produkter; till exempel sponsrar företag i livsmedelsindustrin ofta matutställningar, konferenser om näringsliv och så vidare. Sponsring av konferenser kan också vara en åtgärd för att reparera eller förbättra PR; ett teknikföretag kan till exempel sponsra en konferens om kvinnor inom teknik, till exempel för att visa att det har åtagit sig att förbättra möjligheterna för kvinnor inom detta område.

Arrangörer som vill få konferens sponsring måste sätta ihop ett detaljerat förslag. Förslaget beskriver den planerade konferensen och tillhörande evenemang, ger information om vem som kommer att vara närvarande och visar potentiella sponsorer hur deras finansiering skulle stödja konferensen. Det ger också information om de fördelar som finns tillgängliga på olika sponsornivåer, till exempel omnämnanden i ett program, visning av deras logotyper på konferensmaterial, och så vidare.

Stora företag får vanligtvis mycket fler förfrågningar om konferens sponsring årligen än de rymmer. Tjänstemän kommer att träffas för att diskutera förfrågningar och välja det mest lovande för ytterligare diskussion och eventuellt godkännande. Om ett företag inte kan erbjuda ekonomiskt stöd kan det ge naturvänliga donationer för bekräftelser och för att upprätthålla en god image i samhället. Att delta i välgörenhetsverksamhet ger skatteavdrag och ökar också positiva uppfattningar om konferenssponsorer.