Che cos'è la sponsorizzazione della conferenza?
La sponsorizzazione della conferenza è la fornitura di finanziamenti a supporto dei costi della conferenza, in cambio di promozioni come nominare lo sponsor sui materiali della conferenza. Questa può essere una buona mossa di pubbliche relazioni per le aziende interessate a presentare un'immagine positiva alla comunità e fornirà alle conferenze un valido aiuto finanziario. Gli organizzatori della conferenza possono rivolgersi agli sponsor per chiedere assistenza, oppure gli sponsor possono mettere insieme una proposta per una conferenza che accetteranno di sponsorizzare e collaborare con i professionisti del settore per organizzarla.
In genere, la sponsorizzazione della conferenza rientra in diversi livelli, a seconda della quantità di supporto finanziario che offrono. I principali sponsor forniscono ingenti finanziamenti e una conferenza può averne solo uno o un gruppo. Gli sponsor minori offrono alcuni soldi, ma non tanto. I principali sponsor possono ottenere la stessa fatturazione con la conferenza stessa su materiale promozionale, con menzioni in pubblicità, programmi e comunicazioni di pubbliche relazioni come i comunicati stampa. Gli sponsor minori sono in genere elencati nei riconoscimenti nei programmi e sui siti Web.
Le aziende possono sponsorizzare diverse conferenze in un determinato anno a vari livelli, con l'obiettivo di rendere più noti i loro nomi. Può essere una buona forma di divulgazione pubblica a conferenze professionali per le persone che probabilmente usano i prodotti di un'azienda; ad esempio, le aziende del settore alimentare spesso sponsorizzano esposizioni alimentari, conferenze sulla nutrizione e così via. La sponsorizzazione della conferenza può anche essere una misura per riparare o migliorare le pubbliche relazioni; un'azienda tecnologica potrebbe sponsorizzare una conferenza sulle donne in tecnologia, ad esempio, per dimostrare che è impegnata a migliorare le opportunità per le donne in questo campo.
Gli organizzatori che desiderano ottenere la sponsorizzazione della conferenza devono mettere insieme una proposta dettagliata. La proposta delinea la conferenza pianificata e gli eventi associati, fornisce informazioni su chi sarà presente e mostra ai potenziali sponsor come il loro finanziamento sosterrebbe la conferenza. Fornisce inoltre informazioni sui vantaggi disponibili a diversi livelli di sponsorizzazione, come menzioni in un programma, visualizzazione dei loro loghi sui materiali della conferenza e così via.
Le grandi aziende in genere ricevono ogni anno molte più richieste di sponsorizzazione per le conferenze di quante ne possano accogliere. I funzionari si incontreranno per discutere le richieste e selezionare le più promettenti per ulteriori discussioni ed eventuali approvazioni. Se una società non può offrire supporto finanziario, può fornire donazioni in natura per riconoscimenti e per mantenere una buona immagine nella comunità. Impegnarsi in attività di beneficenza fornisce detrazioni fiscali e aumenta anche le percezioni positive degli sponsor della conferenza.