Qu'est-ce que le parrainage de conférence?
Le parrainage de la conférence consiste à fournir un financement destiné à couvrir les coûts de la conférence, en échange de promotions telles que la désignation du sponsor sur du matériel de conférence. Cela peut constituer un bon pas en matière de relations publiques pour les entreprises intéressées à présenter une image positive à la communauté et offrira aux conférences une aide financière précieuse. Les organisateurs de la conférence peuvent contacter les sponsors pour demander de l'aide, ou les sponsors peuvent élaborer une proposition de conférence qu'ils accepteront de sponsoriser et travailler avec des professionnels de l'industrie pour l'organiser.
En règle générale, le parrainage de conférence se divise en plusieurs niveaux, en fonction du soutien financier qu’ils offrent. Les principaux sponsors fournissent des fonds importants et une conférence peut en avoir un seul ou un groupe. Les petits sponsors offrent de l'argent, mais pas autant. Les sponsors principaux peuvent recevoir une facturation égale à celle de la conférence sur le matériel promotionnel, avec des mentions dans les annonces, les programmes et les communications de relations publiques comme les communiqués de presse. Les sponsors mineurs sont généralement listés dans les remerciements dans les programmes et sur les sites Web.
Les entreprises peuvent parrainer plusieurs conférences au cours d'une année donnée à différents niveaux, dans le but de mieux faire connaître leurs noms. Ce peut être une bonne forme de sensibilisation du public lors de conférences professionnelles pour les personnes susceptibles d'utiliser les produits d'une entreprise. Par exemple, les entreprises du secteur alimentaire parrainent souvent des expositions d'aliments, des conférences sur la nutrition, etc. Le parrainage de conférence peut également être une mesure pour réparer ou améliorer les relations publiques; Une entreprise technologique pourrait par exemple parrainer une conférence sur les femmes dans la technologie pour montrer qu'elle est résolue à améliorer les possibilités offertes aux femmes dans ce domaine.
Les organisateurs qui souhaitent obtenir le parrainage de la conférence doivent élaborer une proposition détaillée. La proposition décrit la conférence prévue et les événements associés, fournit des informations sur les personnes qui seront présentes et montrera aux sponsors potentiels comment leur financement appuierait la conférence. Il fournit également des informations sur les avantages disponibles à différents niveaux de parrainage, tels que des mentions dans un programme, l'affichage de leurs logos sur les supports de conférence, etc.
Les grandes entreprises reçoivent généralement chaque année beaucoup plus de demandes de parrainage de conférence qu'elles ne peuvent en accueillir. Les fonctionnaires se réuniront pour discuter des demandes et sélectionner les plus prometteurs pour une discussion ultérieure et une éventuelle approbation. Si une entreprise ne peut offrir un soutien financier, elle peut fournir des dons en nature pour des remerciements et pour maintenir une bonne image dans la communauté. S'engager dans des activités caritatives permet des déductions fiscales et augmente également la perception positive des sponsors de la conférence.