Co je sponzoring konference?
Sponzoring konference je poskytování finančních prostředků na pomoc s náklady na konference výměnou za propagace, jako je jmenování sponzora na konferenčních materiálech. To může být dobrým krokem k public relations pro společnosti, které mají zájem představit komunitě pozitivní image, a poskytne konferencím cennou finanční pomoc. Organizátoři konference se mohou obrátit na sponzory a požádat o pomoc, nebo sponzoři mohou sestavit návrh konference, na které se dohodnou se sponzorem, a spolupracovat s odborníky v oboru, aby ji uspořádali.
Sponzorství konference obvykle spadá do několika různých úrovní, v závislosti na výši finanční podpory, kterou nabízejí. Hlavní sponzoři poskytují značné finanční prostředky a konference může mít pouze jednu nebo skupinu. Menší sponzoři nabízejí nějaké peníze, ale ne tolik. Hlavní sponzoři mohou mít stejnou fakturaci se samotnou konferencí na propagačních materiálech, se zmínkami o reklamách, programech a komunikaci s veřejností, jako jsou tiskové zprávy. Menší sponzoři jsou obvykle uvedeni v poděkování v programech a na webových stránkách.
Společnosti mohou sponzorovat několik konferencí v daném roce na různých úrovních s cílem zlepšit jejich jména. Může to být dobrá forma veřejného kontaktu na odborných konferencích pro lidi, kteří pravděpodobně používají produkty společnosti; například společnosti v potravinářském průmyslu často sponzorují výstavy potravin, konference o výživě atd. Sponzoring konference může být také opatřením k opravě nebo zlepšení vztahů s veřejností; technologická společnost by například mohla sponzorovat konferenci o ženách v technologii, aby ukázala, že je odhodlána zlepšovat příležitosti žen v této oblasti.
Organizátoři, kteří chtějí získat sponzorství konference, musí sestavit podrobný návrh. Návrh nastiňuje plánovanou konferenci a související akce, poskytuje informace o tom, kdo bude přítomen, a ukazuje potenciální sponzory, jak by jejich financování podpořilo konferenci. Poskytuje také informace o výhodách dostupných na různých úrovních sponzorství, jako jsou zmínky v programu, zobrazení jejich loga na konferenčních materiálech atd.
Velké společnosti obvykle dostávají mnohem více žádostí o sponzorování konferencí ročně, než se mohou ubytovat. Úředníci se setkají, aby projednali žádosti a vybrali ty nejslibnější pro další diskusi a případné schválení. Pokud společnost nemůže nabídnout finanční podporu, může poskytnout věcné dary na uznání a udržení dobrého image v komunitě. Zapojení do charitativních aktivit poskytuje daňové odpočty a také zvyšuje pozitivní vnímání sponzorů konferencí.