Hva er konferansesponsering?

Konferanses sponsing er tilbudet av midler som hjelper til med konferansekostnader, i bytte mot kampanjer som å navngi sponsoren på konferansemateriell. Dette kan være et godt PR-trekk for selskaper som er interessert i å presentere et positivt image for samfunnet, og det vil gi konferanser verdifull finansieringsbistand. Konferansearrangører kan henvende seg til sponsorer for å be om assistanse, eller sponsorer kan sette sammen et forslag til en konferanse de vil bli enige om å sponse, og samarbeide med bransjefolk for å organisere den.

Vanligvis faller konferansesponsering i flere forskjellige nivåer, avhengig av hvor mye økonomisk støtte de tilbyr. Store sponsorer gir betydelige mengder finansiering, og en konferanse kan ha bare en eller en gruppe. Mindre sponsorer tilbyr noen penger, men ikke så mye. Større sponsorer kan få lik fakturering med selve konferansen på reklamemateriell, med omtaler i annonser, programmer og PR-kommunikasjon som pressemeldinger. Mindre sponsorer er vanligvis oppført i anerkjennelser i programmer og på nettsteder.

Bedrifter kan sponsere flere konferanser i et gitt år på forskjellige nivåer, med mål om å gjøre navnene deres mer kjent. Det kan være en god form for offentlig oppsøkelse på profesjonelle konferanser for folk som sannsynligvis vil bruke et selskaps produkter; for eksempel sponser selskaper i matindustrien ofte mateksponeringer, konferanser om ernæring og så videre. Sponsring av konferanser kan også være et tiltak for å reparere eller forbedre PR. et teknologiselskap sponser kanskje en konferanse om kvinner innen teknologi, for eksempel for å vise at det er opptatt av å forbedre mulighetene for kvinner på dette feltet.

Arrangører som ønsker å få konferansesponsing, må sette sammen et detaljert forslag. Forslaget skisserer den planlagte konferansen og tilhørende arrangementer, gir informasjon om hvem som vil være til stede og viser potensielle sponsorer hvordan finansieringen deres vil støtte konferansen. Den gir også informasjon om fordelene som er tilgjengelige på forskjellige sponsornivåer, for eksempel omtaler i et program, viser logoene deres på konferansemateriell og så videre.

Store selskaper får vanligvis langt flere forespørsler om sponsor sponsing årlig enn de har plass til. Tjenestemenn vil møtes for å diskutere forespørsler og velge det mest lovende for videre diskusjon og eventuell godkjenning. Hvis et selskap ikke kan tilby økonomisk støtte, kan det gi naturlige gaver for anerkjennelser og for å opprettholde et godt image i samfunnet. Å delta i veldedige aktiviteter gir skattefradrag og øker også positiv oppfatning av konferansesponsorer.