Wat is debiteurenbeheer?

Debiteurenbeheer is een strategie waarbij het beleid wordt ontworpen en bewaakt dat bepaalt hoe een bedrijf krediet verstrekt aan zijn klantenbestand. Het idee achter dit proces is om het bedrag aan oninbaarheid te minimaliseren dat het bedrijf uiteindelijk zal oplopen doordat klanten hun verplichtingen om het totale bedrag van de kredietaankopen terug te betalen niet nakomen. Meestal begint het proces van debiteurenbeheer met het evalueren van potentiële klanten in termen van kredietwaardigheid, het identificeren van een kredietlimiet die een risiconiveau met zich meebrengt dat het bedrijf bereid is te nemen, en vervolgens controleren hoe goed de klant gebruik maakt van dat beschikbare krediet, inclusief regelmatige betalingen uitvoeren binnen de voorwaarden en bepalingen die aan de kredietrekening zijn gekoppeld.

Een van de basisprincipes van debiteurenbeheer is om nauwkeurig te beoordelen welk type kredietlijn moet worden uitgebreid naar een bepaalde klant. Een aantal factoren spelen een rol bij deze bepaling, waaronder de kredietwaardigheid van de klant, de huidige schuldquote en het gemiddelde inkomen en de aanwezigheid van negatieve items in de kredietrapporten van de klant. Met deze informatie in het achterhoofd is het mogelijk om enig idee te hebben van hoeveel krediet de klant redelijkerwijs kan worden verwacht te beheren en geen hoog risico inhoudt voor het in gebreke blijven van een openstaand saldo.

Zelfs nadat de kredietlimiet is ingesteld, vereist debiteurenbeheer een zorgvuldige monitoring van hoe de klant ervoor kiest om die limiet op verantwoorde wijze te beheren. Dit omvat het bepalen of ten minste de minimaal vereiste betaling op tijd wordt gedaan elke factureringsperiode, hoe vaak de klant meer betaalt dan het minimum, en of de klant van tijd tot tijd het volledige saldo betaalt in overeenstemming met de voorwaarden van het kredietcontract. Dit toezicht op de activiteit samen met het periodiek controleren van kredietrapporten om te bepalen of de klant wijzigingen in ratings heeft gehad die de kredietlimiet kunnen beïnvloeden, maakt het voor de crediteur mogelijk om de klant te belonen met een verhoogde kredietlimiet, de limiet op de huidige te houden niveau of verlaag de limiet om de belangen van de schuldeiser te beschermen.

Naast de fiscale verantwoordelijkheid van de crediteur omvat het debiteurenbeheer ook het evalueren van debiteurenrekeningen in het licht van wat er in de algemene economie gebeurt en het wijzigen van kredietlimieten wanneer en waar nodig. Een bedrijf kan bijvoorbeeld de behoefte voelen om de kredietlimieten voor een aantal klanten te verlagen wanneer een recessie plaatsvindt. Dit is niet te wijten aan misbruik van het krediet door de debiteur, maar vanwege de verschuivingen in het economische klimaat die het risico vergroten dat gemiddeld een groter percentage debiteuren waarschijnlijk in gebreke blijft op hun openstaande saldi. Door de kredietlimieten te verlagen, in ieder geval totdat de economische crisis is opgelost en de economie sterker is, beperkt deze strategie voor het beheer van debiteuren de totale hoeveelheid verliezen die de crediteur kan lijden verder.