Wat is vaste activa-administratie?
Vaste-activaboekhouding is een specifiek proces dat de waarde en wijzigingen bijhoudt van de items die een bedrijf gebruikt om bedrijfsprocessen te voltooien. Vaste activa kunnen onder andere verschillende items zijn, zoals computers, software, gebouwen, apparatuur, kantoorinrichting of voertuigen. Een bedrijf heeft vaak een afdeling voor vaste activa-administratie om deze artikelen bij te houden, afschrijvingen te berekenen en de artikelen waar nodig te herwaarderen volgens standaard boekhoudprincipes. De meeste bedrijven stellen een reeks interne richtlijnen op die moeten worden gevolgd bij de administratieve verwerking van de vaste activa binnen het bedrijf.
Bijna alle bedrijven hebben of gebruiken vaste activa in hun bedrijfsvoering. Een belangrijk onderdeel van de boekhouding van vaste activa is het creëren van een dollarlimiet waarbij een bedrijf een item als een actief beschouwt in plaats van als een uitgave. Deze richtlijn staat in de standaardboekhoudhandleiding van het bedrijf en moet een afspiegeling zijn van de nationale boekhoudnorm die wordt geleverd door bestuursorganen. Bedrijven stellen vaak een limiet van $ 500 of $ 1.000 US Dollars (USD) voor het vastleggen van vaste activa. Alles boven deze dollarlimiet is daarom een actief en geen uitgave. De meeste managers of werknemers vullen een formulier in om items aan te vragen die als activa zijn geregistreerd. Verdere goedkeuring is nodig om het artikel als actief in het grootboek te registreren.
Om activa correct te registreren, moeten accountants het artikel waarderen tegen boekwaarde of marktwaarde volgens de nationale boekhoudnormen. Marktwaarde wordt meestal gebruikt voor gebouwen, voertuigen, apparatuur of grond; al het andere is tegen de boekwaarde, dit is het bedrag dat door het bedrijf wordt betaald om de activa te verwerven. Een tweede stap naar de boekhouding van vaste activa is om te bepalen of het actief kan worden afgeschreven. Nogmaals, nationale boekhoudnormen zullen richtlijnen bieden voor af te schrijven activa waaraan het bedrijf zich moet houden bij het opstellen van een intern boekhoudbeleid. Indien af te schrijven, stellen de accountants van vaste activa een afschrijvingsschema op voor elk gekwalificeerd actief.
De afdeling voor vaste activa van een bedrijf is ook verantwoordelijk voor het beheer van de fysieke activa in een bedrijf. Accountants moeten mogelijk een inventarisatie uitvoeren en elk vast actief fysiek in het grootboek van de onderneming bekijken. Dit proces kan driemaandelijks of jaarlijks worden voltooid, afhankelijk van het aantal vaste activa in een bedrijf. Het doel hiervan is om ervoor te zorgen dat het actief zich bevindt waar het hoort en in goede staat verkeert. Activa die niet langer door het bedrijf nodig zijn, worden als een afboekingsboeking in het grootboek vermeld en het bedrijf moet het actief vervolgens afstoten.