Hva er en foretrukket leverandør?

En foretrukket leverandør er en leverandør som har blitt undersøkt av et selskap og godkjent. Når et selskap trenger tjenester, henvender det seg først til foretrukne leverandører, noe som betyr at det å være en foretrukket leverandør kan sette en virksomhet i en sterk posisjon. Som en generell regel er det bare store selskaper og institusjoner som bruker foretrukne leverandører, og folk må søke om å gå inn i det foretrukne leverandørprogrammet.

Det er flere kvaliteter et selskap ser etter i en foretrukket leverandør. Omdømme i bransjen er absolutt viktig, i likhet med spørsmål som om tidsytelse, rimelige kostnader og høy kvalitet på produkter og tjenester. Foretrukne leverandører må også være lisensiert, bundet og forsikret, når det gjelder, med rikelig bevis på sertifisering og erfaring i området de spesialiserer seg i. For eksempel vil et selskap som leter etter rørleggere for å legge til en foretrukket leverandørliste, se etter personer og firmaer som har vist et høyt kompetansenivå på rørleggerfeltet.

Forretningspraksis hos en leverandør kan også være viktig. Et selskap som ønsker å fremme bærekraft, for eksempel, vil bare bruke leverandører med miljøvennlig praksis og et demonstrert engasjement for miljøforvaltning. På samme måte vil et religiøst selskap foretrekke å bruke leverandører som deler sin religiøse tro.

Mange selskaper forventer også noen innrømmelser fra foretrukne leverandører. Ved å legge et selskap til en foretrukket leverandørliste, sier et selskap at dette selskapet vil være den første ressursen for varer og tjenester, og at det ikke vil se andre steder med mindre en leverandør ikke kan tilby de nødvendige tjenestene. Til gjengjeld kan et selskap be om rabatter fra en foretrukket leverandør, og for annen spesialbehandling, ettersom selskapet anser seg for å være en veldig viktig kunde.

Noen selskaper inngår det som kalles en foretrukket leverandøravtale, en kontrakt mellom en foretrukket leverandør og selskapet som er ment å uttale forholdene i forholdet. Å ha en slik kontrakt kan være en veldig god idé, ettersom det sikrer at alle forstår hva forventningene er, og det kan legge grunnlaget for rettsanvendelse hvis det oppstår et problem. En foretrukket leverandørkontrakt bør leses nøye av begge parter for å bekrefte at det ikke er noen overraskelser i kontraktens vilkår.

Innkjøpsavdelingen administrerer ofte forhold til foretrukne leverandører, og den har en leverandørliste som den distribuerer til andre avdelinger. Når folk trenger noe, forventes de å se om en leverandør på denne listen gir det før de ser på eksterne leverandører.