Vad är en föredragen leverantör?
En föredragen leverantör är en leverantör som har undersökts av ett företag och godkänts. När ett företag behöver tjänster, vänder det sig till föredragna leverantörer först, vilket innebär att att vara en föredragen leverantör kan sätta ett företag i en stark position. Som en allmän regel använder bara riktigt stora företag och institutioner föredragna leverantörer, och människor måste ansöka om att gå in i det föredragna leverantörsprogrammet.
Det finns flera kvaliteter ett företag letar efter i en föredragen leverantör. Omdömning i branschen är verkligen viktigt, liksom frågor som om tidsprestanda, rimliga kostnader och hög kvalitet på produkter och tjänster. Föredragna leverantörer måste också vara fullt licensierade, bundna och försäkrade, i förekommande fall, med gott bevis på certifiering och erfarenhet inom det område de är specialiserade på. Till exempel ett företag som letar efter rörmokare för att lägga till en föredragen leverantörslista letar efter personer och företag som har visat en hög kompetensnivå på VVS-området.
Affärspraxis hos en leverantör kan också vara viktigt. Ett företag som vill främja hållbarhet, till exempel, kommer bara att använda leverantörer med kontrollerad miljöpraxis och ett visat engagemang för miljöförvaltning. På samma sätt kanske ett religiöst företag föredrar att använda leverantörer som delar sin religiösa tro.
Många företag förväntar sig också några koncessioner från föredragna leverantörer. Genom att lägga till ett företag i en föredragen leverantörslista säger ett företag att detta företag kommer att vara dess första resurs för varor och tjänster och att det inte kommer att titta någon annanstans om inte en leverantör inte kan tillhandahålla de tjänster som behövs. I gengäld kan ett företag begära rabatter från en föredragen leverantör och för annan specialbehandling, eftersom företaget anser sig vara en mycket viktig kund.
Vissa företag skriver in det som kallas ett föredraget leverantörsavtal, ett avtal mellan en föredragen leverantör och företaget som är avsett att ställa in villkoren för relationen. Att ha ett sådant kontrakt kan vara en mycket bra idé, eftersom det säkerställer att alla förstår vad förväntningarna är, och det kan lägga grunden för juridisk behandling om ett problem utvecklas. Ett föredraget leverantörskontrakt bör läsas noggrant av båda parter för att bekräfta att det inte finns några överraskningar i avtalets villkor.
Upphandlingsavdelningen hanterar ofta relationer med föredragna leverantörer, och den har en leverantörslista som den distribuerar till andra avdelningar. När människor behöver något förväntas de se om en leverantör på listan tillhandahåller det innan de tittar på externa leverantörer.