Vad är ett front office?

Ett front office är en beteckning som beskriver ett område i ett företag där kunder och företagspersonal interagerar. Frontkontor kallas vanligtvis så eftersom de är på framsidan eller ingången till ett företag, vilket ger kunderna enkel tillgång till kontorsarbetare. Denna viktiga del av verksamheten kan tjäna många syften, beroende på företaget, och är ofta det bästa stället att få information om kunden.

Frontkontor kan ha en entré som är bemannad med en sekreterare eller administrativ arbetare. Detta huvudskrivbord kan erbjuda hjälp till inkommande kunder eller kunder och kan rikta frågor till rätt personal. Alternativt kan all personal på avdelningen utbildas i kundhjälp; eftersom front office-anställda kan ha många uppgifter, innebär utbildning av dem alla i kundservice att någon nästan alltid är tillgänglig för att hjälpa en klient.

Förutom att det är en kontaktpunkt för kunder kan detta område också fungera som det viktigaste navet för kommunikation för hela företaget. Kontorsarbetare har ofta sekretariatsfunktioner och kan vara ansvariga för att ta meddelanden, hantera order och vidarebefordra information till olika avdelningar. Många frontkontor arbetar i samarbete med försäljnings- och marknadsavdelningar för att skapa och sprida information till kunder.

Beroende på verksamhetens storlek och funktion kan frontkontoret fungera som en jack för alla branscher. Arbetstagare inom detta område kan hantera daglig postsortering och distribution, tillhandahålla kopierings- och faxtjänster till andra avdelningar, arbeta direkt med klienter och utföra uppgifter för datainmatning. En typisk arbetare i denna position kommer att ha en blandning av kundtjänst och kontorsfärdigheter. Organisatoriska färdigheter, datorkunskap och skrivning är ofta viktiga för att överleva den hektiska atmosfären i detta område.

Front office kan också fungera som hem för kontorsmaskiner. Vanliga enheter som finns på front office inkluderar kopiatorer, faxmaskiner, telefoner med flera linjer, porto- och skalmaskiner för post och kontordatorer. Många front office-experter föreslår att det är klokt att be front office-arbetare om hjälp innan de försöker använda någon av dessa maskiner; en trasig eller fastnat maskin kan orsaka timmar med huvudvärk och långsam produktion för ett helt företag.

Den som ansvarar för detta energiska område kan ha en mängd olika titlar, till exempel huvudsekreterare, kontorschef, kontorsledare eller administratör. Denna person är generellt ansvarig för utbildning och hantering av assistenter och tjänar som avdelningschef. Front office chefer har vanligtvis utmärkta ledaregenskaper såväl som en tydlig förståelse för företaget och dess funktion.