Wat is een front office?

Een front office is een aanduiding die een bedrijfsgebied beschrijft waar klanten en personeel van het bedrijf met elkaar omgaan. Frontoffices worden meestal zo genoemd omdat ze zich aan de voorkant of de ingang van een bedrijf bevinden, waardoor klanten gemakkelijk toegang hebben tot kantoormedewerkers. Dit essentiële onderdeel van het bedrijf kan vele doelen dienen, afhankelijk van het bedrijf, en zijn vaak de beste plaats om klantgerelateerde informatie te verkrijgen.

Voorkantoren kunnen een inkombalie hebben met een secretaresse of administratief medewerker. Dit hoofdloket kan hulp bieden aan inkomende klanten of klanten en kan vragen richten aan correct personeel. Als alternatief kan al het personeel op de afdeling worden getraind in klantenservice; aangezien front office-medewerkers veel taken kunnen hebben, betekent het opleiden van allemaal in klantenservice dat er bijna altijd iemand beschikbaar zal zijn om een ​​klant te helpen.

Naast een aanspreekpunt voor klanten, kan dit gebied ook dienen als het belangrijkste communicatiepunt voor het hele bedrijf. Kantoormedewerkers hebben vaak secretariële functies en zijn mogelijk verantwoordelijk voor het aannemen van berichten, het afhandelen van bestellingen en het doorgeven van informatie aan verschillende afdelingen. Veel front-offices werken samen met verkoop- en marketingafdelingen om informatie te creëren en te verspreiden naar klanten.

Afhankelijk van de grootte en de functie van het bedrijf, kan het front office dienen als een duizendpoot. Werknemers in dit gebied kunnen de dagelijkse postsortering en -distributie verzorgen, kopieer- en faxdiensten leveren aan andere afdelingen, rechtstreeks met klanten werken en gegevensinvoer plichten. Een typische werknemer in deze functie heeft een combinatie van vaardigheden op het gebied van klantenservice en kantoor. Organisatorische vaardigheden, computervaardigheden en typen zijn vaak van vitaal belang om de hectische sfeer van dit gebied te overleven.

Het front office kan ook dienen als de thuisbasis voor kantoormachines. Veelgebruikte apparaten in het frontoffice zijn kopieerapparaten, faxapparaten, telefoons met meerdere lijnen, porto- en schaalmachines voor post en kantoorcomputers. Veel frontoffice-experts suggereren dat het verstandig is om frontofficemedewerkers om hulp te vragen voordat ze proberen een van deze machines te gebruiken; een kapotte of vastgelopen machine kan uren hoofdpijn veroorzaken en de productie vertragen voor een heel bedrijf.

De persoon die verantwoordelijk is voor dit energetische gebied kan verschillende titels hebben, zoals hoofdsecretaris, officemanager, supervisor of beheerder. Deze persoon is in het algemeen verantwoordelijk voor het trainen en beheren van assistenten en als afdelingshoofd. Front office managers hebben doorgaans uitstekende managementvaardigheden en een goed begrip van het bedrijf en zijn functie.