Hva er et frontkontor?

Et front office er en betegnelse som beskriver et område av en virksomhet der kunder og bedriftspersonell samhandler. Frontkontorer kalles vanligvis slik fordi de er foran eller inngangen til en virksomhet, noe som gir kundene enkel tilgang til kontorarbeidere. Denne viktige delen av virksomheten kan tjene mange formål, avhengig av selskapet, og er ofte det beste stedet å skaffe kundeinformasjon.

Frontkontorer kan ha en inngangsskranke bemannet med en sekretær eller administrativ arbeidstaker. Denne hoveddisken kan tilby assistanse til innkommende kunder eller kunder, og kan rette spørsmål til riktig personell. Alternativt kan alt personell på avdelingen få opplæring i kundehjelp; Siden frontkontoransatte kan ha mange plikter, betyr det å trene dem alle opp i kundeservice at noen nesten alltid vil være tilgjengelige for å hjelpe en klient.

I tillegg til å være et kontaktpunkt for klienter, kan dette området også tjene som hovedknutepunkt for kommunikasjon for hele selskapet. Kontoransatte tjener ofte sekretærfunksjoner, og kan ha ansvar for å ta meldinger, håndtere ordrer og videresende informasjon til forskjellige avdelinger. Mange frontkontorer samarbeider med salgs- og markedsavdelinger for å skape og distribuere informasjon til kunder.

Avhengig av størrelsen og funksjonen til virksomheten, kan frontkontoret fungere som en knekt for alle bransjer. Arbeidere i dette området kan håndtere daglig postsortering og distribusjon, tilby kopi og faks-tjenester til andre avdelinger, arbeide direkte med klienter og utføre oppføringsoppgaver. En typisk arbeider i denne stillingen vil ha en blanding av kundeserviceferdigheter og kontorferdigheter. Organisasjonsferdigheter, datakunnskaper og skriving er ofte avgjørende for å overleve den hektiske atmosfæren i dette området.

Frontkontoret kan også fungere som hjemmet for kontormaskiner. Vanlige enheter som finnes i frontkontoret inkluderer kopimaskiner, faksmaskiner, multilinjetelefoner, porto- og skalamaskiner for post og kontordatamaskiner. Mange eksperter i frontkontoret antyder at det er lurt å be frontkontoransatte om hjelp før du prøver å bruke noen av disse maskinene; en ødelagt eller fastkjørt maskin kan forårsake timer med hodepine og treg produksjon for et helt selskap.

Personen som har ansvaret for dette energiske området kan ha en rekke forskjellige titler, for eksempel sjefsekretær, kontorsjef, kontorleder eller administrator. Denne personen er generelt ansvarlig for å trene og administrere assistenter og tjene som avdelingsleder. Ledere av front office har vanligvis utmerkede lederegenskaper så vel som en klar forståelse av selskapet og dets funksjon.