Qu'est-ce qu'un front office?
Un front office est une désignation décrivant un domaine d'une entreprise dans lequel les clients et le personnel de l'entreprise interagissent. Les guichets frontaux sont généralement appelés ainsi car ils se situent à l'avant ou à l'entrée d'une entreprise, ce qui permet aux clients d'avoir facilement accès à des employés de bureau. Cette partie essentielle de l’entreprise peut servir à de nombreuses fins, selon les entreprises, et constitue souvent le meilleur endroit pour obtenir des informations relatives à la clientèle.
Les guichets peuvent avoir un bureau d’entrée doté d’une secrétaire ou d’un employé administratif. Ce bureau principal peut offrir une assistance aux clients entrants ou aux clients et adresser les requêtes au personnel correct. Autrement, tout le personnel du service peut être formé à l'assistance à la clientèle; comme les préposés à la réception ont souvent de nombreuses tâches à accomplir, leur formation en service à la clientèle signifie que quelqu'un sera presque toujours disponible pour aider un client.
En plus d’être un point de contact pour les clients, cet espace peut également servir de plaque tournante principale de la communication pour l’ensemble de la société. Les employés de bureau remplissent souvent des fonctions de secrétariat et peuvent être chargés de prendre les messages, de traiter les commandes et de transmettre les informations à différents départements. De nombreuses front-office travaillent de concert avec les services des ventes et du marketing afin de créer et de distribuer des informations aux clients.
Selon la taille et la fonction de l'entreprise, le guichet peut servir de touche-à-tout. Les travailleurs de cette zone peuvent gérer le tri et la distribution quotidiens du courrier, fournir des services de copie et de télécopie à d’autres départements, travailler directement avec les clients et effectuer des tâches de saisie de données. Un employé typique de ce poste aura à la fois des compétences en service à la clientèle et en bureautique. Les compétences organisationnelles, la maîtrise de l’informatique et la dactylographie sont souvent indispensables pour survivre dans l’atmosphère trépidante de cette région.
La réception peut également servir de domicile pour les machines de bureau. Les périphériques les plus courants dans la réception sont les photocopieuses, les télécopieurs, les lignes multilignes, les machines à affranchir et les balances pour le courrier et les ordinateurs de bureau. De nombreux experts des services d'accueil suggèrent qu'il est sage de demander de l'aide aux employés des services d'accueil avant d'essayer d'utiliser l'une de ces machines. une machine cassée ou coincée peut causer des maux de tête pendant des heures et ralentir la production de toute une entreprise.
La personne en charge de ce domaine énergétique peut avoir différents titres, tels que secrétaire en chef, chef de bureau, superviseur de bureau ou administrateur. Cette personne est généralement responsable de la formation et de la gestion des assistants et sert en tant que chef de département. Les responsables de front office possèdent généralement d’excellentes compétences en matière de gestion, ainsi qu’une compréhension claire de la société et de ses fonctions.